Nota di servizio al capo. Redazione ed esecuzione di report e note

Come scrivere un promemoria?

Una nota ufficiale è un documento aggiuntivo speciale che costituisce la base principale per un manager che desidera prendere una determinata decisione sotto forma di atto legale locale. Una nota ufficiale, dal punto di vista del lavoro d'ufficio e del diritto del lavoro, non è obbligatoria, ma può essere stabilita dalla normativa locale dell'impresa. Questo tipo di documento viene spesso utilizzato nella pratica, ma non è incluso nel classificatore russo dei documenti gestionali. Quindi, diamo un'occhiata a come scrivere correttamente un promemoria.

Caratteristiche dei promemoria

Spesso vengono redatte note interne per risolvere questioni di carattere informativo, logistico o di supporto economico. In poche parole, un promemoria è la corrispondenza tra diverse divisioni strutturali. Molto spesso contengono suggerimenti o richieste. A differenza dei promemoria, i promemoria ufficiali vengono creati per mantenere la comunicazione tra i reparti a livello orizzontale, ovvero vengono creati per conto del dipendente e inviati a nome del dipendente. Vengono compilati solo quando la posizione del mittente è equivalente alla posizione del destinatario. Se il promemoria viene redatto da un manager, molto spesso riguarda la decisione di partire per un viaggio d'affari.

Se viene rivelato che un prodotto è stato fabbricato con alcuni difetti, quindi se ci sono diversi reclami da parte dei clienti, il capo dell'organizzazione ha il diritto di inviare una nota alla commissione di certificazione, che descriverà in dettaglio i motivi del mancato rispetto da parte del dipendente -rispetto dei requisiti richiesti per la sua posizione. Sulla base della nota verrà effettuata un'ulteriore certificazione del dipendente. I promemoria vengono utilizzati anche per abbreviare il periodo di prova di un determinato dipendente. Tale nota è redatta a nome del direttore generale. Se parliamo del significato giuridico dei promemoria, si può notare che possono costituire prove in tribunale.

Regole per scrivere una nota

Il promemoria è scritto su un normale foglio A4. È obbligatorio indicare i dettagli inseriti in conformità con GOST. Questi dettagli sono:

Per sapere come scrivere un promemoria, è necessario tenere conto del fatto che tale documento è redatto con un carattere familiare, dimensione lettera 14, interlinea 1,5. Il nome del documento è scritto in maiuscolo (OFFICE NOTE). L'iscrizione può essere posizionata al centro o vicino al bordo del campo sinistro. La data deve essere scritta rigorosamente in numeri arabi, ad esempio 01/02/2013. Se l'impresa dispone di un sistema di registrazione, il numero di registrazione viene apposto anche sulla nota di servizio. A seguito del trasferimento della nota viene redatta una delibera sulla questione sollevata.

Questo tipo di documento, come un promemoria, può anche avere un titolo breve che trasmette l'essenza del problema. Nella sua formulazione, secondo le regole della documentazione, è necessario includere la lettera “o”. Ad esempio, "sull'invio di K. in viaggio d'affari". Il testo della nota è diviso in due parti. In una parte scrivono i fatti che sono diventati la base per la stesura del documento e nella seconda vengono registrate tutte le conclusioni e decisioni. Se la nota contiene un allegato, nel disegno viene inserita una nota al riguardo. Ora sai come scrivere un promemoria. Un esempio di esso è un modulo di documento vuoto, discusso di seguito:

Capo del dipartimento di produzione V.K. Ivanov NOTA UFFICIALE 17/01/13 N. ___ A causa di un cambiamento nella capacità produttiva di nuove attrezzature nel locale n. ___. Si prega di inviare uno specialista per un'ulteriore risoluzione dei problemi.

Questo è un esempio di scrittura di un promemoria.

Meta

Come scrivere un promemoria e formattarlo correttamente.

5 giugno 2013 amministratore

In pratica, a volte ci imbattiamo in un documento come un promemoria. Come scrivere un promemoria e formattarlo correttamente?

Un memorandum interno non è il documento principale, ma aggiuntivo, sulla base del quale il datore di lavoro o il manager prende le decisioni finali. Sulla base della nota viene emesso un ordine, un'istruzione, un atto o viene stipulato un accordo tra le parti. Un promemoria non è un documento obbligatorio per il lavoro d'ufficio. Ma è del tutto possibile utilizzarlo come atto normativo locale ulteriormente stabilito. Nel classificatore dei documenti gestionali non esiste una “nota ufficiale”. Ma in pratica, questo tipo di documento è ampiamente utilizzato.

Una nota interna è molto spesso la corrispondenza interna tra i dipartimenti. Di solito contiene qualche tipo di proposta o richiesta. Nella maggior parte dei casi le note contengono informazioni relative al supporto organizzativo, logistico o economico dell'organizzazione e hanno anche carattere informativo.

Le note di servizio vengono redatte da un dipendente o dal capo di un dipartimento indirizzate al capo o a un determinato specialista di un altro dipartimento, ad es. fornisce la comunicazione tra oggetti di controllo a livello orizzontale. I promemoria vengono scritti e inviati da un capo dipartimento all'altro o da un dipendente all'altro, se hanno lo stesso status. Se gli stati sono diversi, questo è considerato un promemoria.

Se un dipendente parte per un viaggio d'affari, il capo del dipartimento del dipendente in viaggio scrive una nota indirizzata al direttore. Sulla base di ciò, viene quindi emesso un ordine di viaggio d'affari.

È possibile scrivere una nota alla commissione di certificazione se il dipendente non corrisponde alla posizione ricoperta. Potrebbero verificarsi casi in cui un dipendente produce costantemente difetti o i clienti si lamentano costantemente del venditore. La commissione di certificazione potrà decidere in merito alla certificazione anticipata del dipendente.

Vengono redatte comunicazioni interne in caso di necessità economica dei superiori gerarchici o nel caso in cui sia possibile concludere un accordo.

In pratica, i promemoria vengono utilizzati per scopi diversi. Ad esempio, il capo dipartimento può scrivere una nota indirizzata al manager sulla riduzione del periodo di prova di un dipendente.

Sulla base di una nota scritta al direttore contenente informazioni sugli indicatori di prestazione del dipartimento, è possibile emettere un ordine per assegnare bonus a un dipendente o all'intero dipartimento.

Le note d'ufficio possono essere utilizzate come prova in tribunale (risoluzione del Servizio federale antimonopolio della regione del Volga del 15 giugno 2011 nel caso n. A72-6396/2010).

Come scrivere un promemoria? Una nota viene solitamente redatta su un foglio A4, ma deve contenere tutti i dettagli necessari: la data e il numero della nota, il nome dell'unità strutturale, il titolo del testo e il testo stesso, il nome del destinatario e la firma dell'autore della nota indicante la sua posizione.

Secondo GOCTy, per i testi contenenti informazioni di riferimento, il carattere utilizzato è Times New Roman, dimensione carattere 14, interlinea 1,5.

Il titolo del documento contiene l'intestazione “NOTA UFFICIALE”, che può essere posizionata al centro o sul lato sinistro del foglio.

La data viene inserita in numeri arabi, ad esempio 15/06/2013 o in lettere e numeri. Ad esempio, 15 giugno 2013

Chi registra il promemoria? Viene registrato o da chi emette la nota o da chi la riceve. Ciò dipende dal sistema organizzativo del flusso di documenti nell'organizzazione.

Quando un promemoria viene esaminato, viene approvato con le firme delle parti interessate e ad esso viene sovrapposta la decisione del manager: questa è la decisione scritta del manager sull'argomento del promemoria, che è la fase finale dell'esame del promemoria.

Il titolo del promemoria può rivelarne brevemente l'argomento. Inoltre, il titolo è scritto nel caso preposizionale. Ad esempio, “Sulla direzione di Dmitriev K.N. in viaggio d'affari".

Il testo della nota si compone di due parti. La prima parte contiene informazioni su ciò che ha spinto il dipendente a redigere questo documento. Nella seconda parte il dipendente espone le sue conclusioni, suggerimenti e richieste. Inoltre, al testo si può aggiungere un'altra parte: un'analisi della situazione attuale. Pertanto, un promemoria può contenere: le ragioni per scrivere il promemoria, un'analisi dei fatti risultanti e conclusioni sui cambiamenti in questa situazione.

Esempio di promemoria (esempio di promemoria):

Al direttore di Malinka LLC

Kozlov R.V.

dal responsabile del reparto vendite

Kruglovoy N.Zh.

NOTA DI SERVIZIO

02.06.2013 № _________

Basato sull'aumento delle forniture dei nostri prodotti nel maggio 2013. raddoppiato e il reparto vendite ha superato il piano, vi chiedo di dare dei bonus ai dipendenti dell'intero reparto.

In allegato gli indicatori di performance delle vendite.

Che cos'è un promemoria e perché è necessario?

La maggior parte delle persone in età adulta sono dipendenti di una organizzazione o di un'altra. Le persone si rivolgono ai propri superiori con richieste o desideri tramite dichiarazioni o promemoria. Descriveremo il processo di redazione e trasmissione dei documenti al gestore.

Cos'è?

Per prima cosa devi capire cos'è un promemoria. È un documento interno o esterno, a seconda della sua funzione e del destinatario. Tale promemoria è spesso indirizzato a una persona superiore dai suoi subordinati ed è una sorta di richiesta, commento o suggerimento.

A seconda del significato della nota, questa può essere riferita, esplicativa, esplicativa o analitica.

Questo documento molto spesso evidenzia problemi tecnici o aziendali, descrive situazioni controverse o fornisce una spiegazione che i tuoi superiori richiedono da te. La differenza principale tra un promemoria è che non solo afferma l'essenza del problema, ma ne fornisce anche una descrizione dettagliata e talvolta i modi per risolverlo.

Servizio e relazione: somiglianze e differenze

Alcuni dipendenti confondono rapporti e promemoria, e questo non è senza motivo. Ci sono somiglianze, ma ci sono anche differenze. Scopriamolo. Quindi, il significato di entrambe le note è informare le autorità di qualche tipo di malfunzionamento nel lavoro. Tuttavia, il promemoria segnala molto spesso un problema e contiene anche una richiesta per eliminarlo e talvolta indica modi per risolvere un particolare problema.

Redazione di promemoria per i superiori

Molto spesso tali documenti vengono inviati alla direzione. Ciò è dovuto al fatto che un memo è un documento che comunica eventuali problemi interni. Un esempio di promemoria non è scritto da nessuna parte, non esiste un testo di esempio, quindi sono compilati in qualsiasi forma. La cosa più importante è descrivere l'essenza del problema e le soluzioni proposte. Cos'altro dovresti prestare attenzione è che il tuo promemoria sia registrato presso l'organizzazione. In questo modo puoi assicurarti che raggiunga le autorità.

Tuttavia, le situazioni sono diverse. Immagina di scrivere un promemoria non su un guasto dell'attrezzatura, ma, ad esempio, su un dipendente della tua azienda che ha fatto qualcosa di sbagliato. Le situazioni variano. Il tuo promemoria potrebbe semplicemente andare perso. Per evitare che ciò accada, puoi assicurarti. Redigere un promemoria in due copie. Consegnateli alla segretaria per la registrazione e chiedete loro di scrivere sulla vostra copia che la nota è stata registrata con tale numero, in tale data, ed è stata accettata a titolo oneroso. Pertanto, anche se per qualche motivo il tuo reclamo non arriva ai tuoi superiori, hai la conferma e il suo testo.

Scambio di promemoria tra reparti separati

A volte i promemoria servono come mezzo di comunicazione tra reparti separati della stessa azienda. La redazione di un documento del genere per un altro dipartimento non è diversa da una nota per la direzione. L'unica differenza che esiste è che è necessario indicare le divisioni stesse e si può anche indicare l'indirizzo. In questo caso il promemoria è pur sempre un documento interno.

L'intestazione della nota deve essere redatta secondo la domanda di esempio scritta al gestore. Successivamente, viene scritto il testo stesso, che spiega tutti i problemi di una particolare unità. Si consiglia di descrivere non solo l'essenza del problema, ma anche tutte le sfumature in dettaglio. Puoi anche suggerire modi per risolverlo.

Dovranno essere indicati gli estremi del documento: data e numero. Ciò è necessario affinché diventi ufficiale.

Memo ad un'altra organizzazione

Tuttavia, a volte capita che agisca come un documento esterno. Un caso abbastanza comune di scrittura di un promemoria è per un'altra organizzazione. In questo modo le aziende si scambiano le informazioni necessarie. Anche in questo caso la nota costituisce prova documentale del reclamo o della richiesta.

Anche tali titoli vengono emessi in qualsiasi forma. Ad essi potranno essere allegate fotocopie dei documenti necessari. Molto spesso, tali note vengono emesse a nome del direttore di una società dal capo di un'altra. In caso di trattative con controparte è necessario predisporre due copie della nota. Dovrai portare con te la seconda copia con timbro, firma e numero di registrazione e conservare questo documento fino alla risoluzione del problema.

Se scrivi un promemoria per un'altra organizzazione, potresti ricevere la stessa lettera in risposta. Non c'è niente di sbagliato in questo. Forse la direzione non ha compreso appieno il problema o la richiesta, o forse ha semplicemente deciso di offrire la propria versione su come sviluppare ulteriori azioni. È inoltre necessario registrare tale nota e rispondere ad essa con un'azione o con una risposta a una richiesta. Pertanto, la comunicazione tra organizzazioni tramite promemoria interni può continuare per un periodo piuttosto lungo.

Il documento inizia con il nome dell'organizzazione e i dettagli della persona a cui è destinato, quindi vengono indicati i tuoi dati. Le parole Nota di servizio sono scritte al centro. Successivamente, il testo inizia con la linea rossa. Come affermato in precedenza, è scritto in forma libera. Alla fine viene indicata la data e apposta la firma con trascrizione.

Se il testo del promemoria è lungo, è suddiviso in più paragrafi. Il primo contiene una descrizione del problema. La seconda riporta la richiesta stessa. Se la richiesta è collettiva, nel terzo comma si può indicare il dipartimento e i nominativi dei dipendenti che l'hanno redatta. In questo caso la firma sulla nota è apposta dal capo del dipartimento. Separatamente è possibile allegare un foglio con la firma di tutti i dipendenti.

Il promemoria è scritto su un foglio A4, come qualsiasi dichiarazione. La firma deve essere autografa e non facsimile. Si consiglia inoltre di rilasciare una nota con il numero di serie e la data della sua preparazione. Può essere stampato anche su computer, ma anche in questo caso la firma deve essere personale.

Invio di un documento tramite comunicazione elettronica

Ci sono spesso casi in cui un'organizzazione dispone di un flusso di documenti elettronici e tutte le richieste e le note devono essere inviate tramite Internet o una rete interna. In questo caso non c'è bisogno di aver paura, non c'è nulla di spaventoso in questo. Tuttavia, per questo è consigliabile disporre di una firma digitale personale in modo da poter confermare la propria richiesta.

Oppure puoi scrivere un promemoria su un pezzo di carta, firmarlo e scansionarlo. Invia la versione elettronica all'indirizzo richiesto e attendi una risposta.

Hai sempre bisogno di mettere la tua offerta per iscritto?

Spesso sorge la domanda: è possibile contattare oralmente la direzione dell'impresa? La risposta è molto semplice: è sempre possibile fare domanda verbalmente, ma non si sa se questo darà dei risultati. Un messaggio scritto è sempre un documento ufficiale, indipendentemente dal suo contenuto e dal destinatario. Ma un messaggio orale è costituito solo da parole alle quali potrebbe non esserci risposta.

Pertanto possiamo raccomandare che tutte le proposte, spiegazioni e chiarimenti per la gestione siano redatti esclusivamente su supporto cartaceo. Altrimenti, potresti semplicemente non ricevere una risposta alla tua richiesta o proposta.

Come formattare correttamente un promemoria

Al lavoro, vengono spesso scritti promemoria e promemoria. Sembra che non sia niente di complicato. Ma quando recentemente mi è stato assegnato il compito di scrivere un promemoria, ho deciso di chiarire come scriverlo correttamente. È curioso, ma ho scoperto che non devo scrivere un promemoria, ma un rapporto. Diamo un'occhiata alla differenza tra un rapporto e un rapporto di servizio e come dovrebbero essere compilati.

Qualsiasi documento ufficiale differisce da un registro ordinario in quanto deve essere conforme ai requisiti di GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti" perché ha valore legale. Quali sono i requisiti per la stesura di relazioni e promemoria?

Devono contenere i seguenti elementi:

2) nome del destinatario (a cui viene inviato il documento)

3) nome del tipo di documento (“Promemoria d'Ufficio”)

4) titolo del testo (ad esempio, "Sulla violazione della disciplina del lavoro", "Sull'ottenimento di polizze di assicurazione medica"). Si tratta però di un elemento facoltativo

6) firma del compilatore - in basso a destra (indicando la posizione in basso a sinistra di fronte alla firma)

7) data di compilazione (di solito nell'angolo sinistro, scritta o in numeri arabi: 02/5/2013, oppure in forma alfanumerica: 5 febbraio 2013)

8) visto – a volte i visti delle parti interessate sono apposti sotto la firma dell'originante: le iniziali e i cognomi dell'autorizzatore, la sua firma e la data

9) numero di registrazione (è apposto nel luogo di compilazione o nel luogo di ricezione - dipende dal sistema di registrazione adottato nell'organizzazione).

Secondo GOCTy, il testo del documento è formattato in carattere Times New Roman, dimensione 14, con spaziatura 1,5.

Il titolo del documento si trova al centro della pagina ed è scritto in maiuscolo (OFFICIAL MEMO) o in minuscolo (MEMO) con interlinea 2.

Memo - indirizzato a una persona di rango superiore (capo di un dipartimento o organizzazione). In questo documento, devi esporre in dettaglio l'essenza della questione che stai affrontando: l'oggetto della domanda, le tue proposte, argomentazioni e conclusioni (devi incoraggiare la direzione ad agire, a prendere una certa decisione). A volte lo scopo dei promemoria è segnalare i progressi, nel qual caso vengono scritti regolarmente.

Se il memorandum è indirizzato al capo dell'organizzazione, può essere redatto su un foglio di carta (formato A4). Se un documento viene inviato alle autorità superiori (non è più un documento interno, ma esterno), deve essere redatto su carta intestata dell'organizzazione.

Tipicamente, il testo di un memorandum è costituito da due o tre parti semantiche. La prima parte contiene i fatti che hanno portato alla sua stesura (questa parte afferma), la seconda parte analizza la situazione presentata e offre soluzioni (questa parte analizza - non è sempre presente nel documento), la terza parte presenta conclusioni e proposte ( questa parte riassume).

Una nota viene utilizzata quando la questione sollevata rientra nella competenza interna e non richiede il rinvio alle autorità superiori. Funzione di promemoria tra dirigenti e dipendenti dello stesso stato lavorativo. Con l'aiuto di questo documento vengono solitamente risolti i problemi logistici, il supporto informativo, ecc. (il computer si è rotto, la carta è finita).

Il testo del documento inizia con una dichiarazione del fatto a cui si rivolge l'autore, quindi viene espressa una richiesta o vengono proposte modalità per risolvere la situazione produttiva.

Pertanto, le differenze tra un promemoria e un promemoria risiedono negli aspetti del loro funzionamento: un promemoria viene redatto per il movimento verticalmente (ai dirigenti o alle organizzazioni), un promemoria ufficiale - orizzontalmente (ai dirigenti di linea)

Diamo un'occhiata a come scrivere i tuoi reclami e suggerimenti.

1) determinare lo scopo della richiesta (perché hai bisogno di aiuto?)

3) identificare i pensieri principali, formularli nel modo più specifico ed espressivo possibile, senza dimenticare dettagli importanti.

L'efficacia del promemoria dipenderà dalla validità delle tue idee.

La durata dei documenti ufficiali e dei promemoria può variare. Alcuni possono essere lunghi poche frasi, altri possono essere lunghi diverse pagine. Nel secondo caso, la seconda pagina e ciascuna successiva devono contenere un'intestazione con il nome del destinatario, numero di pagina e data. A volte l'oggetto del promemoria è incluso in tale intestazione.

ESEMPI DI DOCUMENTI

Dipartimento generale Capo del dipartimento AHR

A.I. Petrov

NOTA DI SERVIZIO

Sull'esecuzione di lavori di riparazione domestica

Dato che la serratura della porta dell'ufficio n. 367 è rotta, vi chiedo di farla riparare.

È. Ivanova Ivanova

Presidente del comitato sindacale Al capo del dipartimento dei trasporti

NOTA DI SERVIZIO

Ti chiedo di fornire veicoli per il trasporto dei regali di Capodanno dalla fabbrica di dolciumi all'impresa. Il volume totale del carico è di 100 scatole 50 x 20 x 40, peso totale 1 tonnellata. I veicoli devono trovarsi alle ore 9.00 del 5 dicembre 2012 all'indirizzo: st. Kalganova, 67 anni. L'autista deve avere con sé una lettera di vettura.

Presidente del comitato sindacale

IR Sergeev

RAPPORTO

Secondo il piano di lavoro di Phoenix LLC per il 2012, il laboratorio di produzione pubblica una serie di opuscoli con un volume di 6-8 pagine. l.

Per eseguire le operazioni di cucitura di opuscoli di queste dimensioni, le cucitrici di tipo “A” e “B” disponibili nel reparto non sono adatte, poiché lo spessore delle pubblicazioni supera la norma consentita per esse (fino a 5 fogli di stampa inclusi). . L'utilizzo della macchina incollatrice "C" non è economicamente fattibile e richiede anche molto tempo.

Cucitura di brochure da 6–8 stampe. l. È più conveniente produrre utilizzando una macchina per cucire a filo di classe “D”. Il suo costo presso la società Stan è di _______ milioni di rubli. Con l'attuale modalità operativa, l'efficienza economica del funzionamento della macchina coprirà il costo del suo acquisto entro 1 anno e 7 mesi (i calcoli dell'efficienza economica sono allegati).

In relazione a quanto sopra, ti chiedo di stanziare fondi per l'acquisto di una macchina per cucire a filo di classe “D”.

Applicazione: per 3 l. in 1 copia.

Capo della produzione

seminario L.P.Sviyat Sviyat

Una percentuale abbastanza ampia della popolazione è associata al lavoro in organizzazioni di varie dimensioni e tipi di attività. Nello svolgimento delle loro funzioni, i dipendenti regolarmente comunicazione con la direzione richiesta per risolvere alcuni problemi.

Poiché tutti possono incontrare questo tipo di corrispondenza commerciale, diamo uno sguardo più da vicino alle domande principali: quando e come viene redatto un promemoria, quali sono le differenze nella redazione di un documento ufficiale per la direzione?

Cari lettori! I nostri articoli parlano di modi tipici per risolvere problemi legali, ma ogni caso è unico.

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In quali casi viene scritto un promemoria?

Una nota ufficiale è uno degli elementi del flusso di documenti interni. Con il suo aiuto, i dipendenti dell'azienda possono risolvere problemi e situazioni di produzione nel modo più rapido ed efficiente possibile.

Nota di servizio progettato per risolvere problemi e problemi aziendali relativi al lavoro di un dipendente specifico o di un intero reparto. In questo caso, la soluzione del problema può dipendere sia da un altro dipendente dell'azienda, sia da un'unità strutturale completamente diversa.

La differenza principale rispetto a un report è che viene utilizzato nella comunicazione aziendale tra dipendenti o unità strutturali che hanno lo stesso status nell'organizzazione. In altre parole, nessuna subordinazione diretta.

La stesura di un promemoria presenta ulteriori vantaggi. Questo documento dimostra che il dipendente che lo ha compilato ha segnalato un problema situato nella sua area di responsabilità.

Se uno specialista incapace di capirlo da solo con un problema che si è presentato, può redigere un promemoria e sottoporre la questione all'esame di altri specialisti. In questo caso, potrà sollevarsi dalla responsabilità per la scarsa qualità o per la considerazione prematura del compito.

In alcuni casi, sulla base di una nota, viene redatto un ordine sulla necessità di eseguire una o un'altra azione.

Cosa deve contenere il testo del documento?

Sebbene la forma esatta di compilazione della lettera commerciale menzionata non sia definita, è possibile determinare alcuni punti fondamentali, obbligatoria per la designazione nel documento. L'elenco dei dettagli include:

1. Un'intestazione in cui sono scritti i dettagli del destinatario, come nome completo e posizione.
2. Nome del giornale ufficiale.
3. Data di scrittura e numero.
4. Un titolo da cui risulta subito chiaro l'oggetto della corrispondenza.
5. Il “corpo” del documento, dove viene inizialmente descritta la situazione attuale, dopodiché l'autore indica la sua richiesta.
6. La posizione del dipendente che ha compilato il messaggio ufficiale, la sua firma e il nome completo dell'autore.

Spesso il testo della nota inizia con le parole “Vorrei sottoporre alla vostra attenzione...”, dopo di che seguono le informazioni di base. Ma questa non è una regola obbligatoria.

Come comporre e scrivere correttamente?

L'inizio del documento dovrebbe essere i dettagli dell'organizzazione e l'autore della lettera ufficiale. Il titolo del documento stesso è scritto al centro. Il testo principale dovrebbe iniziare sotto e sulla linea rossa. Come accennato in precedenza, l'essenza del problema è trasmessa in forma libera. Il documento è completato entro la data di redazione e firma.

Se il testo principale del promemoria dovesse essere grande, esso deve essere suddiviso in più paragrafi:

• descrizione del problema principale;
• richiesta;
• dipartimento e nomi dei dipendenti che hanno redatto la nota, in caso di ricorso collettivo.

Nel secondo caso La firma in chiave sul documento è data dal capo del dipartimento, depositando un atto di servizio. Al documento principale viene inoltre aggiunta una domanda con la firma di tutti i dipendenti.

La nota dovrà essere scritta su un foglio A4, come qualsiasi altro documento. Anche è richiesta una firma “live”. fatto a mano.

Il promemoria viene scritto insieme al numero di serie e alla data di scrittura.

Se lo si desidera, il documento può essere compilato in un editor su computer e successivamente stampato, ma la firma deve essere apposta anche dallo stesso compilatore.

Caratteristiche del design delle note (con esempi)

A seconda del tipo di promemoria redatto, cambiano le sfumature dell'esecuzione del documento e le situazioni in cui dovrebbe essere redatto.

Al direttore o alla direzione dell'impresa

A questo manager vengono scritti vari promemoria, quindi parliamo di come trasmetterli al meglio. Si consiglia di comporre il documento in due versioni originali.

Secondo le regole, il documento viene trasferito al segretario, dal quale non sarà superfluo ricevere un voto all'accettazione del documento a titolo oneroso. Dopodiché, attendi la decisione delle autorità.

Per un viaggio d'affari: proroga e annullamento

La nota serve come conferma della presenza del dipendente distaccato registra le date di arrivo e di ritorno da un viaggio d'affari. Questo documento può essere rilasciato se:

• il dipendente viaggia su un veicolo noleggiato, personale o ufficiale;
• Il dipendente non dispone di documenti che confermino il suo viaggio e residenza.

Recensione dalle vacanze

Ci sono spesso casi in cui, per ragioni di produzione, i manager uno dei dipendenti deve essere richiamato.

In questa situazione, il direttore della nota diventa il capo del dipartimento in cui è registrato il dipendente in ferie annuali retribuite.

Il capo dell'organizzazione deve familiarizzare con il documento presentato e indicare il consenso o il rifiuto della richiesta registrato nel documento.

Secondo l'articolo 99 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il richiamo di un dipendente dalle ferie è possibile solo con il suo consenso personale.

Inoltre, ai sensi dell'articolo 125 del Codice del lavoro della Federazione Russa, è vietato richiamare dalle ferie:

• donne incinte;
• dipendenti minori;
• lavoratori associati a condizioni di lavoro pericolose o dannose.

In vacanza

Oltre alle ferie, i dipendenti delle organizzazioni possono, a determinate condizioni, ricevere il cosiddetto “tempo libero”, ad es. prendersi una pausa dal lavoro. Perché il nel Codice del lavoro questo concetto viene eliminato, vengono utilizzate le definizioni di “tempo di riposo aggiuntivo” o “altro tempo di riposo”.

Il documento con cui un dipendente esprime le sue volontà ai suoi superiori può essere una dichiarazione o una nota.

Il lavoratore ha diritto alle ferie quando:

• fatto gli straordinari;
• lavorato nei fine settimana o nei giorni festivi;
• ha effettuato straordinari totali durante il lavoro a turni;
• ha preso parte attiva al movimento dei donatori e alla donazione del sangue;
• dipendente;
• verso le vacanze.

Informazioni sulla modifica dell'orario di lavoro o sul rinvio dell'orario di lavoro

Ogni dipendente può avere buone ragioni, in base al quale può contattare la direzione con una richiesta di modifica del programma di lavoro.

Se l'iniziativa si manifesta proprio da parte del lavoratore, chi può documentare la necessità di aggiustamenti, redige una nota indirizzata al capo dell'impresa.

Nei casi in cui il motivo è veramente valido, il datore di lavoro non ha il diritto di rifiutare un dipendente ai sensi dell'articolo 93 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

Il documento dovrebbe indicare il programma attuale e quello desiderato.

Per l'acquisto di attrezzature

Questo promemoria è scritto dal dipartimento che deve acquistare nuove o sostituire vecchie apparecchiature.

Un esempio potrebbe essere un appello del dipartimento economico o delle risorse umane al capo del dipartimento informatico con la richiesta di sostituire rapidamente un computer difettoso.

Modulo di promemoria per l'acquisto di un computer: .

Informazioni sull'organizzazione di eventi

Memorie interne riguardanti la risoluzione di questioni organizzative per lo svolgimento di eventi, hanno le loro specificità. Hanno anche trovato un uso frequente nelle istituzioni educative.

La nota dovrà indicare le informazioni di base sul prossimo evento e, se necessario, i dettagli di contatto delle persone responsabili della sua attuazione.

Informazioni sul fornire informazioni

Uno dei tipi più comunemente usati promemoria. Viene utilizzato per formulare una richiesta volta ad ottenere determinate informazioni e si basa sul seguente principio:

1. l'idea chiave dovrebbe essere identificata e dovrebbe essere formulata una query;
2. fornire i dettagli che il destinatario potrebbe richiedere;
3. richiamare l'idea principale della richiesta e fornire informazioni aggiuntive.

Sulla punizione di un dipendente

Questo tipo di documento viene utilizzato nei casi in cui il comportamento di un dipendente sul posto di lavoro o il suo atteggiamento inappropriato nei confronti delle mansioni lavorative richiede sanzioni adeguate.

L'autore della nota deve presentare i fatti nel miglior modo possibile. oggettivamente e senza emozioni, dare al management l'opportunità di gestire l'incidente.

Sulla necessità di un nuovo dipendente

Il documento viene redatto quando è richiesto un nuovo dipendente in una delle divisioni strutturali dell’azienda. Quindi il capo del dipartimento ha il diritto di sottoporre questo elemento di corrispondenza aziendale interna alla direzione.

In esso deve indicare ragioni oggettive, secondo cui tale decisione sarà obiettiva e accettabile.

Promemoria sull'assunzione di un nuovo dipendente: .

Per lavoro straordinario

Un motivo comune per la stesura di tali documenti è presenza di situazioni di emergenza, in condizioni in cui sarà necessario coinvolgere i dipendenti nella risoluzione del problema dopo la fine dell'orario di lavoro.

La nota è redatta dal capoturno o caposervizio indirizzata al responsabile diretto. Nel testo del documento sono indicate le motivazioni della richiesta e un elenco di coloro che sono pianificati per essere coinvolti nel lavoro straordinario.

Impegnare un dipendente a fare gli straordinari: .

Sulla creazione di una nuova unità strutturale

La questione della creazione di nuove unità strutturali può essere risolta anche con l'aiuto di una richiesta espressa tramite una nota. Gli obiettivi di questa azione sono evidenziati nel corpo del documento. Tra loro:

• aumentare il livello di standardizzazione del lavoro;
• soluzione più efficiente di alcuni problemi;
• miglioramento con il personale e altri motivi.

In alcune situazioni, i promemoria possono sostituire le dichiarazioni, agendo in modo più “dolce”. Molto spesso vengono utilizzati per processi interni relativi all'organizzazione della produzione.

Se l'azienda supporta un sistema elettronico di gestione dei documenti, la progettazione delle note interne non è praticamente diversa dalla versione cartacea. La differenza principale è il supporto di memorizzazione trasferiti tra le divisioni strutturali dell'azienda.

Il video qui sotto rivela alcuni aspetti del lavoro con i promemoria interni in formato elettronico:

Nota di servizioè un documento informativo e di riferimento, uno strumento per la corrispondenza commerciale all'interno di un'organizzazione.

Viene redatto un promemoria per evidenziare eventuali problemi aziendali relativi al lavoro di un dipartimento o di un dipendente specifico, la cui soluzione dipende da un'altra unità strutturale dell'organizzazione o del dipendente.

La redazione di promemoria viene invece effettuata tra divisioni strutturali o dipendenti con status ufficiale equivalente che non sono direttamente subordinati.

Come scrivere un promemoria

Sebbene la forma di scrittura di un promemoria sia arbitraria, durante la stesura è necessario tenere conto dei seguenti dettagli:

• “cappello”, dove è indicato a chi è rivolto (carica, cognome, nome, patronimico al dativo);
• nome del documento - Nota di servizio;
• data di compilazione e numero;
• titolo del testo del documento - parla dell'oggetto del promemoria;
• il testo del documento: prima c'è una descrizione della situazione attuale, poi qualche richiesta specifica;
• posizione del compilatore, firma e trascrizione della firma - cognome, nome, patronimico dell'autore.

Esempio di promemoria per l'acquisto di un computer

Nota di servizio
05.10.2013 № 2
Mosca

Informazioni sulla riparazione (sostituzione) del computer

Vorrei portare alla vostra attenzione che dal 20 settembre 2013 si verificano spesso guasti al software sul personal computer assegnato alla responsabile delle risorse umane Tatyana Ivanovna Moroz.

A questo proposito, chiedo che questo computer venga riparato o sostituito.

Esempio di nota sull'emissione di prodotti

NOTA DI SERVIZIO
2013-09-20-CN del 20/09/2013

Informazioni sull'emissione dei prodotti

Ti chiedo di accettare di organizzare una promozione per TM "J".

Scopo dell'azione:
- incremento delle vendite al dettaglio dei succhi TM “J”;
- incremento della distribuzione numerica e qualitativa.

Periodo della promozione: ottobre-novembre 2013

Regione: San Pietroburgo, Voronezh

Partecipanti all'azione: venditori di punti vendita

Meccanismo di promozione: quando un punto vendita ordina 5 litri di succo TM “J”, viene fornito in regalo 1 litro di succo TM “J”.

Distribuzione del montepremi:
San Pietroburgo - 400 confezioni (1 l ciascuna)
Voronezh - 60 confezioni (1 l ciascuna)
Efficienza: aumento delle vendite previsto del 30-40%.
Il resto dei prodotti non utilizzati verrà restituito al magazzino.

La nota viene redatta su un foglio A4 nel caso in cui l'organizzazione non mantenga la gestione elettronica dei documenti.

Stasov Capo del dipartimento Risorse umane S.V. Klimova Le ragioni specificate nella nota esplicativa sono considerate irrispettose Applicare sanzioni disciplinari sotto forma di rimprovero a T.I.

Bogdanova al capo contabile A.D.

Rapporti, note e certificati: qual è la differenza?

Dall'articolo imparerai:

• cos'è un promemoria;
• come scrivere un promemoria;
• Quali sono le regole per redigere un promemoria?
• Perché hai bisogno di un modello per scrivere un promemoria?

Che cos'è un promemoria L'efficace attività produttiva di qualsiasi impresa, indipendentemente dalla sua forma di proprietà e ambito di attività, è assicurata, innanzitutto, grazie alla tempestività e alla competenza delle decisioni gestionali prese. Cioè, dipende dall'efficacia con cui viene stabilita l'interazione delle informazioni nell'azienda. Inoltre, i partecipanti a questa interazione informativa sono tutti i dipendenti dell'azienda, dal personale di linea al top management.

Scarica i documenti sull'argomento: Ogni dipendente che lavora presso l'impresa svolge una funzione lavorativa specifica e le responsabilità definite per questa posizione.

Modelli di promemoria

Istruzione dell'Ufficio centrale di statistica dell'URSS del 24 novembre 1982 n. 613 Ai fini fiscali, tutti i tipi di note sono importanti. In alcuni casi, qualsiasi nota, insieme ad altri documenti, può fungere da documento principale per la fondatezza e la documentazione evidenza nella contabilità fiscale delle spese. 1 cucchiaio. 252 del Codice Fiscale della Federazione Russa, ad esempio:

• una nota interna del proprio servizio pubblicitario, secondo la quale il periodo di utilizzo effettivo dei video pubblicitari non superava i 12 mesi, ha aiutato l'azienda a dimostrare che i video non sono beni immateriali e ad ammortizzare le spese in un colpo solo; Risoluzione dell'Antimonopolio Federale Servizio della Regione di Mosca del 16 marzo 2012 n. A40-100845/10-4-498;
• Per confermare il chilometraggio dell'auto utilizzando le letture del navigatore GPS (invece del contachilometri) e riconoscere i costi del carburante, è necessario un promemoria al capo del dipartimento trasporti del caposquadra in cui si affermi che l'ispezione pre-viaggio ha mostrato un malfunzionamento del contachilometri. 1 cucchiaio. 252, sub. 5 comma 1 art. 254 Codice Fiscale della Federazione Russa.

Imparare a scrivere appunti: relazioni, note ufficiali, esplicative

Iniziativa. Contengono iniziative, proposte, raccomandazioni, ecc. Modello di nota Le note possono essere esterne o interne, a seconda di chi è il destinatario del documento.

Quelli esterni sono indirizzati al capo di un'impresa o organizzazione di livello superiore. Per redigere questo documento, utilizzare i moduli aziendali generali.

Secondo l’esempio, il memorandum dovrebbe essere composto dai seguenti elementi:

• nomi dell'istituzione, dell'impresa;
• date;
• indice;
• indirizzi di registrazione;
• dati del destinatario;
• titolo dell'argomento della relazione;
• testo dichiarato;
• firme del gestore;
• Nome completo dell'esecutore, indicando un numero di telefono di contatto.

Promemoria per inadempimento dei doveri d'ufficio Vengono redatti promemoria interni indirizzati al responsabile dell'organizzazione; per la loro esecuzione si utilizzano fogli ordinari.

Nota esplicativa - campione e regole per la compilazione

Altri articoli su questo argomento:

• indietro: Documenti di riferimento e informativi (protocollo, proposta, ecc.) - tipologie, procedura di preparazione ed esecuzione
• inoltre: Lettere commerciali (ufficiali): concetto, tipi, redazione e design
• Esempi di note aziendali (report, ufficiali, esplicativi)

Elenco delle fonti utilizzate

1. Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione. Linee guida per l'implementazione di GOST R 6.30-2003. (approvato da Rosarkhiv);
2. Raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio nelle autorità esecutive federali.
   Approvato con ordinanza dell'Archivio federale del 23 dicembre 2009 n. 76. – Allegato n. 16;
3. Loginova N.K. Lavoro d'ufficio e corrispondenza. Manuale didattico e metodologico. USUE, 2007;
4. Enciclopedia del lavoro d'ufficio.

La prima parte, la dichiarazione, espone le ragioni, i fatti e gli eventi accaduti che hanno costituito la ragione della sua stesura.

La seconda parte, l'analisi, contiene un'analisi della situazione attuale e le possibili opzioni per risolverla.

La terza parte, la sintesi, comprende conclusioni e proposte per azioni specifiche che, secondo il parere del compilatore, devono essere intraprese.

In questo caso, la seconda parte del memorandum potrebbe non essere presente, quindi, dopo aver esposto l'essenza della questione, verranno immediatamente descritte le proposte per la sua soluzione.

Se i promemoria informano il destinatario sullo stato di avanzamento dei lavori, possono essere preparati regolarmente. Si tratta delle cosiddette note informative.

Una nota ufficiale è vicina a una nota nel suo scopo, ma a differenza di essa ha un carattere interno e ufficiale.

Note di servizio tipologie di note di servizio e regole per la loro preparazione

Attenzione

Giornale campione per la registrazione di note ufficiali Oltre alla registrazione nel giornale, viene fornita anche la scheda o la registrazione automatica della documentazione.

Forma di una nota esplicativa Per spiegare le circostanze di eventuali eventi e fatti, questo tipo di documento viene fornito come una nota esplicativa redatta da un dipendente dell'impresa indirizzata a un funzionario superiore.

Si intende redatto a mano in un unico esemplare su un normale foglio di carta indirizzato alla persona che ne ha fatto richiesta.

Alcune organizzazioni prevedono la preparazione di una nota esplicativa su un computer.

La forma della nota esplicativa non è fissata a livello legislativo, tuttavia in alcune istituzioni esistono moduli standard per la sua esecuzione.

Allo stesso tempo è valida una nota esplicativa non redatta secondo il modulo.

Secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa (art.
Una nota esplicativa in contabilità è un documento contabile contenente:

• principali indicatori tecnici ed economici delle attività correnti, di investimento e finanziarie dell'impresa;
• una descrizione dettagliata del principio contabile relativo all'applicazione dei metodi di valutazione delle rimanenze, calcolo degli ammortamenti, ecc.

Molto spesso, la procedura per la redazione di una nota esplicativa è regolata dall'impresa (istituzione) che ha adottato questa forma di informazione e documento di riferimento.

Pertanto, le note aziendali sono informazioni e documenti di riferimento che avviano decisioni gestionali e consentono di scegliere l'uno o l'altro metodo di influenza gestionale.

Promemoria d'ufficio tipologie di richieste di promemoria d'ufficio e regole per la loro redazione

Per questo motivo, non può far fronte al carico maggiore. Ti chiedo di assumere un nuovo specialista nella sede di lavoro principale nel reparto contabilità e di interrompere il rapporto di lavoro con il lavoratore a tempo parziale in conformità con l'articolo 288 del Codice del lavoro russo.

La nota viene redatta da un dipendente o dal capo di un dipartimento indirizzata al capo o allo specialista di un altro dipartimento. Pertanto, in base al nome, risolve problemi puramente di servizio e garantisce la comunicazione orizzontale tra gli oggetti di controllo.

Le note interne molto spesso riflettono questioni di logistica, supporto economico, supporto informativo e simili.
Il testo della nota, di norma, è costituito da una motivazione (motivazione della redazione) e da una proposta, richiesta, domanda, ecc.

Ad esempio, un contabile può informare in una nota della necessità di riparare un computer o una stampante nel reparto contabilità. Tale promemoria deve essere inviato al capo del dipartimento di supporto del sistema, chiedendogli di riparare il dispositivo.

Una nota si redige con le stesse modalità di una relazione, su un foglio A4.

"Dipartimento delle risorse umane di un'istituzione di bilancio", 2010, N 6

Redazione ed esecuzione di report e note

Le note e i promemoria d'ufficio fanno parte dei documenti interni dell'organizzazione e non sono affatto rari, e molto spesso vengono richiesti dalle autorità di regolamentazione in caso di ispezioni. Allo stesso tempo, i dipendenti dei servizi del personale, nonché i capi dipartimento, di norma, hanno domande sulla procedura per la redazione e l'elaborazione di questi documenti. In questo articolo considereremo le norme esistenti su questo tema e riassumeremo anche la pratica arbitrale.

Regolamentazione legale della registrazione ufficiale

E promemoria

Attualmente non esiste un unico atto normativo che definisca il termine, né regoli la procedura per la redazione e l'elaborazione di documenti ufficiali e note. Il Breve Dizionario dei Tipi e delle Varietà dei Documenti, sviluppato dall'Archivio Principale, VNIIDAD nel 1974, offre le seguenti definizioni di questi termini:

Una nota è un documento indirizzato al management, che espone qualsiasi questione con le conclusioni e le proposte dell'originatore;

Una nota ufficiale è una nota sull'esecuzione di un lavoro, inviata da un funzionario a un altro.

Il classificatore tutto russo della documentazione di gestione OK 011-93, approvato con decreto dello standard statale della Russia del 30 dicembre 1993 N 299 (come modificato l'8 giugno 2009, di seguito denominato OKUD), contiene la menzione di un memorandum solo in relazione alla violazione della disciplina del lavoro (codice modulo unificato N 0286041). Di solito viene redatto dal capo di un dipartimento per informare il capo dell'organizzazione di qualsiasi situazione e incoraggiarlo a prendere una decisione.

Ma i promemoria vengono redatti non solo in caso di violazione della disciplina del lavoro. Possono essere utilizzati per informare il datore di lavoro sullo stato di avanzamento o sui risultati del lavoro, sulla necessità di fornire finanziamenti aggiuntivi, manodopera o materiali, ecc. Cioè, i promemoria forniscono una connessione verticale tra i livelli della gerarchia ufficiale e sono presentati dai livelli inferiori funzionari di livello a quelli di livello superiore. Tali note possono essere valide all'interno dell'organizzazione o inviate alle autorità superiori.

Per quanto riguarda il promemoria, si può dire quanto segue: nell'OKUD non si fa menzione di tale documento, tuttavia, in molti atti normativi che regolano le attività dei dipendenti pubblici, viene menzionato insieme al promemoria. Poiché non esistono requisiti particolari per la sua formattazione, si consiglia di formattarlo come un rapporto, con l'unica differenza che verrà indicato come destinatario un funzionario dello stesso livello dirigenziale (la corrispondenza avviene tra servizi). Molto spesso le circolari interne contengono domande, richieste, proposte di supporto materiale e tecnico, informativo, organizzativo ed economico.

È necessario parlare anche del periodo di conservazione di documenti di questo tipo. Secondo i paragrafi 408 e 413 dell'Elenco dei documenti di gestione standard generati nelle attività delle organizzazioni, che indicano i periodi di conservazione, approvato da Rosarkhiv il 06/10/2000 (come modificato il 27/10/2003), i funzionari e le note vengono archiviati per un anno. Successivamente potranno essere distrutti secondo la procedura stabilita dalla legge.

Preparazione di report e promemoria

Per la preparazione di un rapporto o di una nota ufficiale, esistono le regole stabilite in GOST 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti" (di seguito - GOST R 6.30-2003). La prima cosa a cui dovresti prestare attenzione è che i documenti siano preparati su moduli. I requisiti per i moduli dei documenti sono stabiliti nella sezione. 4 GOST R 6.30-2003. In particolare, si indica che i formati standard per i moduli dei documenti sono A4 (210 x 297 mm) e A5 (148 x 210 mm). Per la produzione di moduli viene utilizzata carta bianca o carta chiara. Ogni foglio del documento deve avere margini di almeno 10 mm - destro e di almeno 20 mm - sinistro, superiore e inferiore.

Inoltre, prestiamo attenzione alla composizione dei dettagli e alle regole per posizionarli su un foglio di carta. L'elenco dei dettagli utilizzati nella preparazione ed esecuzione dei documenti è elencato nella sezione. 2 GOST R 6.30-2003. I più importanti e utilizzati in relazione alla preparazione di documenti ufficiali e promemoria sono:

Nome dell'unità strutturale;

Nome del tipo di documento;

Data del documento;

Numero di registrazione;

Titolo del testo;

Destinazione;

Firma del compilatore (indicante la posizione);

Approvazione del documento di visto;

Risoluzione.

Se viene redatta una nota di relazione interna (ufficiale), il nome dell'unità strutturale - l'autore del documento - è indicato nell'angolo in alto a sinistra. Il nome del tipo di documento deve essere scritto in maiuscolo (memorandum) e posto al centro o dal bordo del margine sinistro (a seconda del metodo scelto per posizionare la parte di intestazione del documento - angolare o longitudinale) con due Interlinea.

La data e l'indice della nota sono scritti su una riga. La data è formattata in numeri arabi, ad esempio: 02/02/2006, o in formato alfanumerico, ad esempio: 2 febbraio 2006.

Il numero di registrazione su una nota di rapporto interno (ufficiale), a seconda della procedura adottata nell'organizzazione, può essere apposto nel luogo di preparazione o nel luogo di ricezione.

Di norma i rapporti e le note hanno un titolo che rivela brevemente il contenuto del documento.

Il testo delle relazioni e delle note è presentato alla prima persona singolare (“offro”, “chiedo”). Nella delibera le informazioni sono indicate nello stesso ordine (ad esempio “ordino”).

Il testo della nota di relazione (ufficiale) si compone di due parti. La prima parte riporta i fatti che hanno dato origine al documento, la seconda espone conclusioni, richieste e proposte specifiche. Se il testo della nota deve presentare un'analisi della situazione attuale e delle possibili soluzioni, ciò è indicato dopo il primo paragrafo, e solo nel terzo si trarranno le conclusioni e verranno avanzate proposte per azioni concrete. Se il testo contiene più soluzioni, conclusioni, ecc., allora può essere diviso in sezioni, sottosezioni, paragrafi, numerati con numeri arabi.

Inoltre, le informazioni contenute nei rapporti e nei promemoria possono essere presentate in forma tabellare. Le colonne e le righe della tabella devono avere titoli espressi da un sostantivo al nominativo. I sottotitoli delle colonne e delle righe devono essere coerenti con le intestazioni. Se la tabella viene stampata su più pagine, le colonne della tabella devono essere numerate e nelle pagine successive verranno stampati solo i numeri di queste colonne. Ciò è affermato nella clausola 3.20 di GOST R 6.30-2003.

Se è presente una domanda, prima della firma viene redatta una nota al riguardo.

Nel dettaglio “Firma” sono riportati: il titolo della carica di chi ha sottoscritto l'atto (intero se l'atto non è redatto su carta intestata, e abbreviato per l'atto redatto su carta intestata); firma personale; decrittazione della firma (iniziali, cognome). Nell'attributo “Firma” è consentito centrare la qualifica della persona che ha firmato il documento rispetto alla riga più lunga. Quando si redige un documento su carta intestata di un funzionario, la posizione di tale persona non è indicata nella firma.

Un memorandum esterno viene redatto su un modulo generale e firmato dal capo dell'organizzazione. In questo caso viene utilizzato il nome completo o abbreviato dell’organizzazione madre in conformità con lo statuto dell’organizzazione. Il nome dell'organizzazione dell'autore si trova di seguito.

Dopo il controllo della nota da parte degli interessati, su di essa vengono apposti i visti di approvazione, contenenti la firma e la posizione di chi approva il documento, una trascrizione della firma (iniziali, cognome) e la data della firma. Per i documenti il ​​cui originale rimane presso l'organizzazione, i visti sono apposti in fondo al retro dell'ultimo foglio del documento originale. Per un documento il cui originale viene inviato da un'organizzazione, i visti sono apposti in fondo al lato anteriore della copia. È possibile rilasciare i documenti di visto su un foglio di approvazione separato. È consentito, a discrezione dell'organizzazione, vistare il documento ed i suoi allegati pagina per pagina.

Eventuali commenti vengono riportati su un foglio separato, firmato e allegato al documento.

Dopo aver preso una decisione, la decisione del manager viene inserita nel documento. L'adozione di una risoluzione è la fase finale dell'esame della relazione. La delibera, scritta sul documento dal funzionario competente, riporta i nomi e le iniziali degli esecutori, il contenuto dell'ordine (se necessario), il termine per l'esecuzione, la firma e la data. È consentito redigere una risoluzione su un foglio separato (clausola 3.17 di GOST R 6.30-2003).

Ecco alcuni esempi di rapporti e promemoria.

Dipartimento di contabilità al primario

Nota MLPU N 18

Dal 06/03/2010 N 8 a E. O. Simonov

Sullo stanziamento dei fondi

Per partecipare al seminario

Il 23 giugno 2010, il centro di formazione "Sviluppo Professionale" condurrà un seminario su

L'argomento "Novità in materia contabile e fiscale", rivelando

Recenti modifiche legislative necessarie per la competenza

Esecuzione del lavoro da parte del personale contabile.

Ti chiedo di stanziare fondi per un importo di 5680 rubli. per visitare

Questo seminario.

Applicazione:

1. Programma del seminario "Novità in materia contabile e fiscale"

2. Ordine di pagamento del 06/02/2010 N 56.

Capo contabile Kroshenina /A. V. Kroshenina/

Responsabile dipartimento amministrativo ed economico del servizio

Memorandum di servizio di supporto informativo

Dal 27/05/2010 N 24

A proposito di interruzione di corrente

Venerdì 28.05.2010 dalle ore 11.00 alle ore 13.00 si terrà

Sono in corso i lavori di installazione elettrica; in relazione a questo,

Interruzione di corrente.

Vi chiedo di adottare le misure necessarie per prevenire la perdita di informazioni

Sui media elettronici.

Responsabile dell'AHO Vetrov /P. A. Vetrov/

Caratteristiche della progettazione di report e promemoria

Nelle istituzioni di servizio pubblico

In generale, il lavoro d'ufficio e la preparazione di rapporti e note ufficiali negli istituti di servizio pubblico rispettano le regole stabilite in GOST R 6.30-2003. Allo stesso tempo, i singoli atti giuridici dipartimentali possono stabilire casi della loro preparazione e caratteristiche di progettazione. In particolare, l'Ordine del Servizio Doganale Federale della Russia del 18 ottobre 2004 N 160 ha approvato le Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio e il lavoro di archivio nelle autorità doganali. Nella sez. 3.8 indica tre tipologie di note: segnaletica, ufficiale, esplicativa.

Per memorandum si intende un documento indirizzato alla direzione di un'autorità doganale o di un'unità strutturale e che informa sulla situazione attuale, su un fenomeno o fatto avvenuto, sul lavoro svolto, contenente le conclusioni e le proposte del compilatore. È preparato sia su iniziativa del compilatore che su indicazione della direzione. Il promemoria è redatto su un foglio standard di carta A4 e riporta i seguenti dettagli fondamentali: nome dell'unità strutturale, destinatario, nome del tipo di documento, data, numero, titolo del testo, testo, firma. L'ordine di disposizione dei dettagli del report è specificato nell'Allegato 8 alle Istruzioni Standard.

Le note d'ufficio vengono utilizzate per risolvere le questioni operative che emergono nell'attività di gestione delle divisioni strutturali dell'autorità doganale (richieste, chiarimenti di compiti, informazioni su richieste, chiarimenti, ecc.). Le presenti note vengono compilate solo su quelle questioni che richiedono prove documentali obbligatorie. Non è consentita la corrispondenza tra servizi su questioni che possono essere risolte tempestivamente e che non richiedono documentazione.

La preparazione delle note ufficiali viene effettuata allo stesso modo dei promemoria.

In alcuni atti giuridici c'è solo una menzione di questo tipo di documento come nota ufficiale o ufficiale, ad esempio, nelle Istruzioni per il lavoro d'ufficio nei tribunali arbitrali della Federazione Russa (istanze di primo, appello e cassazione), approvate con Ordine della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 25 marzo 2004 N 27. In questi Nei casi in cui non ci sono istruzioni dipartimentali interne su questo tema, è necessario essere guidati da standard generalmente vincolanti, incluso GOST R 6.30-2003.

K. V. Shestakova

Esperto di giornali

"Dipartimento Risorse Umane

Istituzione di bilancio"

Firmato per sigillo