मुखिया को सेवा ज्ञापन. रिपोर्ट और मेमो तैयार करना और उनका निष्पादन करना

मेमो कैसे लिखें?

एक आधिकारिक ज्ञापन एक विशेष अतिरिक्त दस्तावेज़ है जो एक प्रबंधक के लिए मुख्य आधार है जो स्थानीय कानूनी अधिनियम के रूप में एक विशेष निर्णय लेना चाहता है। कार्यालय कार्य और श्रम कानून के दृष्टिकोण से एक आधिकारिक नोट अनिवार्य नहीं है, लेकिन इसे उद्यम के स्थानीय नियमों द्वारा स्थापित किया जा सकता है। इस प्रकार का दस्तावेज़ अक्सर व्यवहार में उपयोग किया जाता है, लेकिन प्रबंधन दस्तावेज़ों के अखिल रूसी वर्गीकरण में शामिल नहीं है। तो, आइए देखें कि मेमो को सही तरीके से कैसे लिखा जाए।

मेमो की विशेषताएं

अक्सर, सूचना, रसद या आर्थिक सहायता से संबंधित मुद्दों को हल करने के लिए आंतरिक ज्ञापन तैयार किए जाते हैं। सीधे शब्दों में कहें तो एक मेमो कई संरचनात्मक प्रभागों के बीच पत्राचार है। अधिकतर उनमें सुझाव या अनुरोध होते हैं। मेमो के विपरीत, आधिकारिक मेमो क्षैतिज स्तर पर विभागों के बीच संचार बनाए रखने के लिए बनाए जाते हैं, यानी वे कर्मचारी की ओर से बनाए जाते हैं और कर्मचारी के नाम पर भेजे जाते हैं। इन्हें तभी संकलित किया जाता है जब प्रेषक की स्थिति प्राप्तकर्ता की स्थिति के बराबर होती है। यदि मेमो किसी प्रबंधक द्वारा तैयार किया जाता है, तो अक्सर यह व्यावसायिक यात्रा पर जाने के निर्णय से संबंधित होता है।

यदि यह पता चलता है कि किसी उत्पाद का निर्माण कुछ दोषों के साथ किया गया है, तो यदि कई ग्राहक शिकायतें हैं, तो संगठन के प्रमुख को प्रमाणन आयोग को एक ज्ञापन भेजने का अधिकार है, जिसमें कर्मचारी के न आने के कारणों का विस्तार से वर्णन किया जाएगा। -उसकी स्थिति के लिए आवश्यकताओं का अनुपालन। मेमो के आधार पर कर्मचारी का अतिरिक्त प्रमाणीकरण किया जाएगा। मेमो का उपयोग किसी निश्चित कर्मचारी के लिए परिवीक्षा अवधि को छोटा करने के लिए भी किया जाता है। ऐसा ज्ञापन महानिदेशक के नाम से तैयार किया जाता है। यदि हम मेमो के कानूनी महत्व के बारे में बात करते हैं, तो यह ध्यान दिया जा सकता है कि वे अदालत में सबूत हो सकते हैं।

नोट लिखने के नियम

मेमो एक साधारण A4 शीट पर लिखा जाता है। GOSTs के अनुसार रखे गए विवरणों को इंगित करना अनिवार्य है। ये विवरण हैं:

मेमो लिखने का तरीका जानने के लिए, आपको यह ध्यान रखना होगा कि ऐसा दस्तावेज़ एक परिचित फ़ॉन्ट, अक्षर आकार 14, पंक्ति रिक्ति 1.5 में तैयार किया गया है। दस्तावेज़ का नाम बड़े अक्षरों में लिखा गया है (कार्यालय नोट)। शिलालेख या तो मध्य में या बाएँ फ़ील्ड की सीमा के पास स्थित हो सकता है। तारीख पूरी तरह से अरबी अंकों में लिखी जानी चाहिए, उदाहरण के लिए, 01/02/2013। यदि उद्यम के पास पंजीकरण प्रणाली है, तो पंजीकरण संख्या भी सेवा नोट पर चिपका दी जाती है। ज्ञापन के हस्तांतरण के परिणामस्वरूप, उठाए गए मुद्दे पर एक प्रस्ताव तैयार किया जाता है।

इस प्रकार के दस्तावेज़, जैसे कि मेमो, में एक संक्षिप्त शीर्षक भी हो सकता है जो समस्या का सार बताता है। इसके शब्दों में, दस्तावेज़ीकरण के नियमों के अनुसार, "ओ" अक्षर शामिल करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, "के. को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के बारे में।" ज्ञापन का पाठ दो भागों में विभाजित है। एक भाग में, वे उन तथ्यों को लिखते हैं जो दस्तावेज़ तैयार करने का आधार बने, और दूसरे में, सभी निष्कर्ष और निर्णय दर्ज किए जाते हैं। यदि नोट में कोई अनुलग्नक है, तो डिज़ाइन में उसके बारे में एक नोट बनाया जाता है। अब आप जानते हैं कि मेमो कैसे लिखना है। इसका एक नमूना एक रिक्त दस्तावेज़ प्रपत्र है, जिसकी चर्चा नीचे की गई है:

उत्पादन विभाग के प्रमुख वी.के. इवानोव आधिकारिक नोट 01/17/13 संख्या ___ कमरा संख्या ___ में नए उपकरणों की उत्पादन क्षमता में बदलाव के कारण। कृपया आगे की समस्या के निवारण के लिए एक विशेषज्ञ को भेजें।

यह मेमो लिखने का एक नमूना है.

मेटा

मेमो कैसे लिखें और उसे सही तरीके से फ़ॉर्मेट कैसे करें।

5 जून 2013 व्यवस्थापक

व्यवहार में, हमें कभी-कभी मेमो जैसा दस्तावेज़ मिलता है। मेमो कैसे लिखें और उसे सही तरीके से फ़ॉर्मेट कैसे करें?

आंतरिक ज्ञापन मुख्य दस्तावेज़ नहीं है, बल्कि एक अतिरिक्त दस्तावेज़ है, जिसके आधार पर नियोक्ता या प्रबंधक द्वारा अंतिम निर्णय लिए जाते हैं। ज्ञापन के आधार पर, पार्टियों के बीच एक आदेश, निर्देश, अधिनियम जारी किया जाता है या एक समझौता तैयार किया जाता है। कार्यालय कार्य के लिए मेमो एक अनिवार्य दस्तावेज नहीं है। लेकिन इसे अतिरिक्त रूप से स्थापित स्थानीय मानक अधिनियम के रूप में उपयोग करना काफी संभव है। प्रबंधन दस्तावेज़ों के वर्गीकरण में, "आधिकारिक मेमो" जैसी कोई चीज़ नहीं है। लेकिन व्यवहार में इस प्रकार के दस्तावेज़ का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

आंतरिक ज्ञापन अक्सर विभागों के बीच आंतरिक पत्राचार होता है। इसमें आमतौर पर किसी प्रकार का प्रस्ताव या अनुरोध होता है। ज्यादातर मामलों में, नोट्स में संगठन के संगठनात्मक, तार्किक या आर्थिक समर्थन के बारे में जानकारी होती है, और यह सूचनात्मक प्रकृति का भी होता है।

सेवा नोट किसी कर्मचारी या विभाग के प्रमुख द्वारा किसी अन्य विभाग के प्रमुख या किसी निश्चित विशेषज्ञ को संबोधित करके तैयार किए जाते हैं, अर्थात। क्षैतिज स्तर पर नियंत्रण वस्तुओं के बीच संचार प्रदान करता है। कार्यालय ज्ञापन लिखे और एक विभाग प्रमुख से दूसरे विभाग प्रमुख, या एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को भेजे जाते हैं, यदि वे समान स्थिति के हैं। यदि स्थितियाँ भिन्न हैं, तो इसे एक ज्ञापन माना जाता है।

यदि कोई कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर जाता है, तो यात्रा करने वाले कर्मचारी के विभाग का प्रमुख निदेशक को संबोधित एक ज्ञापन लिखता है। इसके आधार पर, एक व्यापार यात्रा आदेश जारी किया जाता है।

यदि कर्मचारी धारित पद के अनुरूप नहीं है तो प्रमाणन आयोग को एक ज्ञापन लिखा जा सकता है। यह ऐसे मामले हो सकते हैं जहां कोई कर्मचारी लगातार दोष उत्पन्न करता है, या ग्राहक लगातार विक्रेता के बारे में शिकायत करते हैं। प्रमाणन आयोग कर्मचारी के शीघ्र प्रमाणीकरण पर निर्णय ले सकेगा।

लाइन प्रबंधकों की आर्थिक आवश्यकता के मामले में, या यदि किसी समझौते को समाप्त करना संभव हो तो आंतरिक ज्ञापन तैयार किए जाते हैं।

व्यवहार में, मेमो का उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, किसी विभाग का प्रमुख किसी कर्मचारी के लिए परिवीक्षा अवधि को कम करने के बारे में प्रबंधक को संबोधित एक ज्ञापन लिख सकता है।

निदेशक को लिखे गए विभाग के प्रदर्शन संकेतकों के बारे में जानकारी वाले ज्ञापन के आधार पर, किसी कर्मचारी या पूरे विभाग को बोनस देने का आदेश जारी किया जा सकता है।

कार्यालय ज्ञापन का उपयोग अदालत में साक्ष्य के रूप में किया जा सकता है (मामले संख्या A72-6396/2010 में वोल्गा क्षेत्र की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प दिनांक 15 जून, 2011)।

मेमो कैसे लिखें? एक मेमो आमतौर पर ए4 पेपर पर तैयार किया जाता है, लेकिन इसमें सभी आवश्यक विवरण शामिल होने चाहिए: मेमो की तारीख और संख्या, संरचनात्मक इकाई का नाम, पाठ का शीर्षक और स्वयं पाठ, प्राप्तकर्ता का नाम और ज्ञापन के प्रवर्तक के हस्ताक्षर उसकी स्थिति दर्शाते हैं।

GOCTy के अनुसार, संदर्भ जानकारी वाले पाठों के लिए, उपयोग किया जाने वाला फ़ॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन, फ़ॉन्ट आकार 14, पंक्ति रिक्ति 1.5 है।

दस्तावेज़ के शीर्षक में शीर्षक "आधिकारिक नोट" शामिल है, जो शीट के केंद्र में या बाईं ओर स्थित हो सकता है।

तारीख अरबी अंकों में दर्ज की गई है, उदाहरण के लिए, 06/15/2013 या अक्षरों और संख्याओं में। उदाहरण के लिए, 15 जून 2013

मेमो कौन पंजीकृत करता है? इसे या तो मेमो जारी करने वाले या इसे प्राप्त करने वाले द्वारा पंजीकृत किया जाता है। यह संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह संगठन प्रणाली पर निर्भर करता है।

जब किसी ज्ञापन की समीक्षा की जाती है, तो इसे इच्छुक पार्टियों के हस्ताक्षरों के साथ समर्थित किया जाता है, और प्रबंधक का संकल्प उस पर लगाया जाता है - यह ज्ञापन के विषय पर प्रबंधक का लिखित निर्णय है, जो ज्ञापन पर विचार करने का अंतिम चरण है।

मेमो का शीर्षक संक्षेप में इसके विषय को प्रकट कर सकता है। इसके अलावा, शीर्षक पूर्वसर्गीय मामले में लिखा गया है। उदाहरण के लिए, "दिमित्रीव के.एन. के निर्देश पर।" किसी व्यावसायिक ट्रिप में"।

ज्ञापन के पाठ में दो भाग होते हैं। पहले भाग में इस बात की जानकारी है कि कर्मचारी को यह दस्तावेज़ तैयार करने के लिए किसने प्रेरित किया। दूसरे भाग में, कर्मचारी अपने निष्कर्ष, सुझाव और अनुरोध प्रस्तुत करता है। इसके अलावा, पाठ में एक और भाग जोड़ा जा सकता है: वर्तमान स्थिति का विश्लेषण। इस प्रकार, एक ज्ञापन में शामिल हो सकते हैं: ज्ञापन लिखने के कारण, परिणामी तथ्यों का विश्लेषण और इस स्थिति में परिवर्तन के बारे में निष्कर्ष।

मेमो का नमूना (मेमो का उदाहरण):

मलिंका एलएलसी के निदेशक को

कोज़लोव आर.वी.

बिक्री विभाग के प्रमुख से

क्रुग्लोवॉय एन.जे.एच.

सेवा नोट

02.06.2013 № _________

मई 2013 में हमारे उत्पादों की आपूर्ति में वृद्धि के आधार पर। दोगुना हो गया और बिक्री विभाग योजना से अधिक हो गया, मैं आपसे पूरे विभाग के कर्मचारियों को बोनस देने के लिए कहता हूं।

बिक्री प्रदर्शन संकेतक संलग्न हैं।

मेमो क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है?

वयस्क आयु के अधिकांश लोग किसी न किसी संगठन में कर्मचारी हैं। लोग बयानों या ज्ञापनों के माध्यम से अनुरोध या शुभकामनाएं लेकर अपने वरिष्ठों के पास जाते हैं। हम दस्तावेजों को तैयार करने और प्रबंधक को प्रेषित करने की प्रक्रिया का वर्णन करेंगे।

यह क्या है?

सबसे पहले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि मेमो क्या है। यह एक दस्तावेज़ है जो आंतरिक या बाह्य है, यह उसके कार्य और प्राप्तकर्ता पर निर्भर करता है। ऐसा ज्ञापन अक्सर अपने अधीनस्थों से वरिष्ठ व्यक्ति को संबोधित किया जाता है और यह एक प्रकार का अनुरोध, टिप्पणी या सुझाव होता है।

ज्ञापन के अर्थ के आधार पर, यह रिपोर्टिंग, व्याख्यात्मक, व्याख्यात्मक या विश्लेषणात्मक हो सकता है।

यह दस्तावेज़ अक्सर तकनीकी या व्यावसायिक समस्याओं पर प्रकाश डालता है, विवादास्पद स्थितियों का वर्णन करता है, या एक स्पष्टीकरण प्रदान करता है जो आपके वरिष्ठों को आपसे चाहिए। मेमो के बीच मुख्य अंतर यह है कि यह न केवल समस्या का सार बताता है, बल्कि इसका विस्तृत विवरण और कभी-कभी इसे हल करने के तरीके भी बताता है।

सेवा और रिपोर्ट: समानताएं और अंतर

कुछ कर्मचारी रिपोर्ट और मेमो को भ्रमित करते हैं, और यह अकारण नहीं है। समानताएँ हैं, लेकिन भिन्नताएँ भी हैं। आइए इसका पता लगाएं। तो दोनों नोटों का मतलब काम में किसी तरह की खराबी के बारे में अधिकारियों को सूचित करना है. हालाँकि, मेमो अक्सर एक समस्या की रिपोर्ट करता है, और मेमो में इसे खत्म करने का अनुरोध भी होता है, और कभी-कभी किसी विशेष समस्या को हल करने के तरीकों को इंगित करता है।

वरिष्ठों के लिए मेमो तैयार करना

अक्सर, ऐसे दस्तावेज़ प्रबंधन को भेजे जाते हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि मेमो एक दस्तावेज़ है जो किसी भी आंतरिक समस्या के बारे में बताता है। मेमो का कोई उदाहरण कहीं नहीं लिखा गया है, कोई नमूना पाठ नहीं है, इसलिए उन्हें किसी भी रूप में संकलित किया जाता है। सबसे महत्वपूर्ण बात समस्या के सार और प्रस्तावित समाधानों का वर्णन करना है। आपको और किस बात पर ध्यान देना चाहिए वह यह है कि आपका मेमो संगठन के पास पंजीकृत है। इस तरह आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि यह अधिकारियों तक पहुंचे।

हालाँकि, स्थितियाँ भिन्न हैं। कल्पना करें कि आप किसी उपकरण की खराबी के बारे में नहीं, बल्कि उदाहरण के लिए, अपनी कंपनी के किसी कर्मचारी के बारे में ज्ञापन लिख रहे हैं जिसने कुछ गलत किया है। स्थितियाँ भिन्न-भिन्न होती हैं। आपका मेमो आसानी से खो सकता है। ऐसा होने से रोकने के लिए आप अपना बीमा करा सकते हैं। दो प्रतियों में एक ज्ञापन तैयार करें। उन्हें पंजीकरण के लिए सचिव को दें और उन्हें अपनी प्रति पर लिखने के लिए कहें कि यह नोट अमुक संख्या के तहत, अमुक तारीख को पंजीकृत किया गया था, और विचार के लिए स्वीकार किया गया था। इस प्रकार, भले ही आपकी शिकायत किसी कारण से आपके वरिष्ठों तक नहीं पहुंचती है, आपके पास पुष्टि और उसका पाठ है।

अलग-अलग विभागों के बीच मेमो का आदान-प्रदान

कभी-कभी मेमो एक ही कंपनी के अलग-अलग विभागों के बीच संचार के साधन के रूप में काम करते हैं। किसी अन्य विभाग के लिए ऐसा दस्तावेज़ तैयार करना प्रबंधन के लिए नोट से अलग नहीं है। एकमात्र अंतर जो मौजूद है वह यह है कि प्रभागों को स्वयं इंगित करना आवश्यक है, और आप पता भी इंगित कर सकते हैं। इस मामले में, मेमो अभी भी एक आंतरिक दस्तावेज़ है।

मेमो का शीर्षक प्रबंधक को लिखे गए नमूना आवेदन के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। इसके बाद, पाठ स्वयं लिखा जाता है, जो किसी विशेष इकाई की सभी समस्याओं को समझाता है। न केवल समस्या का सार, बल्कि सभी बारीकियों का भी विस्तार से वर्णन करना उचित है। आप इसके समाधान के उपाय भी सुझा सकते हैं.

दस्तावेज़ विवरण अवश्य दर्शाया जाना चाहिए: दिनांक और संख्या। इसके आधिकारिक होने के लिए यह जरूरी है.

दूसरे संगठन को मेमो

हालाँकि, कभी-कभी ऐसा होता है कि यह एक बाहरी दस्तावेज़ के रूप में कार्य करता है। किसी अन्य संगठन के लिए मेमो लिखने का एक काफी सामान्य मामला है। इस तरह कंपनियां जरूरी सूचनाओं का आदान-प्रदान करती हैं. साथ ही इस मामले में, मेमो दावे या अनुरोध का दस्तावेजी साक्ष्य है।

ऐसे नोट किसी न किसी रूप में भी जारी किये जाते हैं. आवश्यक दस्तावेजों की फोटोकॉपी उनके साथ संलग्न की जा सकती है। अक्सर ऐसे नोट एक कंपनी के निदेशक के नाम पर दूसरी कंपनी के प्रमुख की ओर से जारी किए जाते हैं। प्रतिपक्ष के साथ बातचीत के मामले में, ज्ञापन की दो प्रतियां तैयार करना आवश्यक है। आपको स्टाम्प, हस्ताक्षर और पंजीकरण संख्या के साथ दूसरी प्रति अपने पास रखनी होगी और समस्या का समाधान होने तक इस दस्तावेज़ को अपने पास रखना होगा।

यदि आप किसी अन्य संगठन के लिए ज्ञापन लिखते हैं, तो आपको जवाब में वही पत्र प्राप्त हो सकता है। इसमें कुछ भी गलत नहीं है. शायद प्रबंधन ने समस्या या अनुरोध को पूरी तरह से नहीं समझा, या शायद उन्होंने आगे की कार्रवाइयों को विकसित करने के तरीके के बारे में अपना स्वयं का संस्करण पेश करने का निर्णय लिया। आपको ऐसे नोट को भी पंजीकृत करना होगा और किसी कार्रवाई या अनुरोध के जवाब के साथ इसका जवाब देना होगा। इसलिए, आंतरिक मेमो के माध्यम से संगठनों के बीच संचार काफी लंबे समय तक जारी रह सकता है।

दस्तावेज़ संगठन के नाम और उस व्यक्ति के विवरण से शुरू होता है जिसके लिए यह अभिप्रेत है, फिर आपका अपना विवरण दर्शाया गया है। बीच में सर्विस नोट शब्द लिखा हुआ है। इसके बाद, पाठ लाल रेखा से शुरू होता है। जैसा कि पहले कहा गया है, यह मुफ़्त रूप में लिखा गया है। अंत में, तारीख इंगित की जाती है और एक प्रतिलेख के साथ एक हस्ताक्षर रखा जाता है।

यदि मेमो का पाठ बड़ा है, तो इसे कई अनुच्छेदों में विभाजित किया गया है। पहले वाले में समस्या का विवरण है. दूसरा स्वयं अनुरोध बताता है। यदि अनुरोध सामूहिक है, तो तीसरे पैराग्राफ में आप विभाग और उन कर्मचारियों के नाम बता सकते हैं जिन्होंने इसे लिखा था। इस मामले में, ज्ञापन पर हस्ताक्षर विभाग के प्रमुख द्वारा चिपकाए जाते हैं। आप सभी कर्मचारियों के हस्ताक्षर वाली एक शीट अलग से संलग्न कर सकते हैं।

मेमो किसी भी कथन की तरह A4 शीट पर लिखा जाता है। हस्ताक्षर हस्तलिखित होना चाहिए न कि प्रतिकृति। यह भी सलाह दी जाती है कि आप अपने सीरियल नंबर और इसकी तैयारी की तारीख के साथ एक मेमो जारी करें। इसे कंप्यूटर पर भी मुद्रित किया जा सकता है, लेकिन इस मामले में भी हस्ताक्षर व्यक्तिगत होना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक संचार के माध्यम से दस्तावेज़ भेजना

अक्सर ऐसे मामले होते हैं जब किसी संगठन के पास इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह होता है, और सभी अनुरोध और नोट्स इंटरनेट या आंतरिक नेटवर्क के माध्यम से भेजे जाने चाहिए। ऐसे में डरने की जरूरत नहीं है, इसमें डरने वाली कोई बात नहीं है. हालाँकि, इसके लिए व्यक्तिगत डिजिटल हस्ताक्षर होना उचित है ताकि आप अपने अनुरोध की पुष्टि कर सकें।

या आप कागज के एक टुकड़े पर एक मेमो लिख सकते हैं, उस पर हस्ताक्षर कर सकते हैं और उसे स्कैन कर सकते हैं। आवश्यक पते पर इलेक्ट्रॉनिक संस्करण भेजें और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करें।

क्या आपको हमेशा अपना प्रस्ताव लिखित रूप में देने की आवश्यकता है?

प्रश्न अक्सर उठता है: क्या उद्यम के प्रबंधन से मौखिक रूप से संपर्क करना संभव है? उत्तर बहुत सरल है: आप हमेशा मौखिक रूप से आवेदन कर सकते हैं, लेकिन क्या इससे कोई परिणाम मिलेगा यह अज्ञात है। एक लिखित संदेश हमेशा एक आधिकारिक दस्तावेज़ होता है, चाहे उसकी सामग्री और प्राप्तकर्ता कुछ भी हो। लेकिन मौखिक संदेश केवल शब्द होते हैं जिनका कोई जवाब नहीं हो सकता है।

इसलिए, हम अनुशंसा कर सकते हैं कि प्रबंधन के लिए सभी प्रस्ताव, स्पष्टीकरण और स्पष्टीकरण विशेष रूप से कागज पर तैयार किए जाएं। अन्यथा, हो सकता है कि आपको अपने अनुरोध या प्रस्ताव पर कोई प्रतिक्रिया न मिले।

किसी मेमो को ठीक से कैसे फ़ॉर्मेट करें

काम पर, मेमो और मेमो अक्सर लिखे जाते हैं। ऐसा लगता है कि इसमें कुछ भी जटिल नहीं है। लेकिन जब मुझे हाल ही में एक मेमो लिखने का काम सौंपा गया, तो मैंने यह स्पष्ट करने का निर्णय लिया कि इसे सही तरीके से कैसे लिखा जाए। यह उत्सुक है, लेकिन मुझे पता चला कि मुझे एक ज्ञापन नहीं, बल्कि एक रिपोर्ट लिखने की ज़रूरत है। आइए एक रिपोर्ट और एक सेवा रिपोर्ट के बीच अंतर देखें और उन्हें कैसे संकलित किया जाना चाहिए।

कोई भी आधिकारिक दस्तावेज़ सामान्य रिकॉर्ड से इस मायने में भिन्न होता है कि उसे GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ" की आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए क्योंकि इसमें कानूनी बल है। रिपोर्ट और मेमो तैयार करने के लिए क्या आवश्यकताएँ हैं?

उनमें निम्नलिखित वस्तुएँ अवश्य होनी चाहिए:

2) प्राप्तकर्ता का नाम (जिसे दस्तावेज़ भेजा गया है)

3) दस्तावेज़ के प्रकार का नाम ("कार्यालय ज्ञापन")

4) पाठ का शीर्षक (उदाहरण के लिए, "श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर", "चिकित्सा बीमा पॉलिसी प्राप्त करने पर")। हालाँकि, यह एक वैकल्पिक तत्व है

6) संकलक के हस्ताक्षर - निचले दाएं कोने में (हस्ताक्षर के विपरीत निचले बाएं कोने में स्थिति का संकेत)

7) संकलन की तिथि (आमतौर पर बाएं कोने में, या तो अरबी अंकों में लिखी गई है: 02/5/2013, या अल्फ़ान्यूमेरिक रूप में: 5 फरवरी, 2013)

8) वीज़ा - कभी-कभी इच्छुक पार्टियों के वीज़ा प्रवर्तक के हस्ताक्षर के नीचे चिपकाए जाते हैं: प्राधिकृतकर्ता के प्रारंभिक और उपनाम, उसके हस्ताक्षर और तारीख

9) पंजीकरण संख्या (यह या तो संकलन के स्थान पर या प्राप्ति के स्थान पर चिपकाया जाता है - यह संगठन में अपनाई गई पंजीकरण प्रणाली पर निर्भर करता है)।

GOCTy के अनुसार, दस्तावेज़ का पाठ टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट, आकार 14, 1.5 रिक्ति के साथ स्वरूपित किया गया है।

दस्तावेज़ का शीर्षक पृष्ठ के केंद्र में स्थित है और या तो बड़े अक्षरों (आधिकारिक मेमो) या छोटे अक्षरों (मेमो) में 2 पंक्ति रिक्ति के साथ लिखा गया है।

मेमो - किसी उच्च पदस्थ व्यक्ति (किसी विभाग या संगठन के प्रमुख) को संबोधित। इस दस्तावेज़ में, आपको उस मुद्दे का सार विस्तार से बताना होगा जिसे आप संबोधित कर रहे हैं: प्रश्न का विषय, आपके प्रस्ताव, तर्क और निष्कर्ष (आपको प्रबंधन को कार्रवाई करने, एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करने की आवश्यकता है)। कभी-कभी मेमो का उद्देश्य प्रगति की रिपोर्ट करना होता है, ऐसी स्थिति में उन्हें नियमित रूप से लिखा जाता है।

यदि ज्ञापन संगठन के प्रमुख को संबोधित है, तो इसे कागज की एक शीट (ए4 प्रारूप) पर तैयार किया जा सकता है। यदि कोई दस्तावेज़ उच्च अधिकारियों को भेजा जाता है (यह अब आंतरिक नहीं, बल्कि बाहरी दस्तावेज़ है), तो इसे संगठन के लेटरहेड पर तैयार किया जाना चाहिए।

आमतौर पर, किसी ज्ञापन के पाठ में दो या तीन अर्थपूर्ण भाग होते हैं। पहले भाग में वे तथ्य शामिल हैं जिनके कारण इसे लिखा गया (यह भाग बताता है), दूसरा भाग प्रस्तुत स्थिति का विश्लेषण करता है और समाधान प्रस्तुत करता है (यह भाग विश्लेषण करता है - यह हमेशा दस्तावेज़ में मौजूद नहीं होता है), तीसरा भाग निष्कर्ष और प्रस्ताव प्रस्तुत करता है ( यह भाग सारांशित करता है)।

मेमो का उपयोग तब किया जाता है जब उठाया जा रहा मुद्दा आंतरिक क्षमता के अंतर्गत होता है और उसे उच्च अधिकारियों के पास भेजने की आवश्यकता नहीं होती है। मेमो समान कार्य स्थिति वाले प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच कार्य करता है। इस दस्तावेज़ की मदद से, रसद, सूचना समर्थन आदि के मुद्दों को आमतौर पर हल किया जाता है (कंप्यूटर खराब हो गया है, कागज खत्म हो गया है)।

दस्तावेज़ का पाठ इस तथ्य के बयान से शुरू होता है कि लेखक संबोधित कर रहा है, और फिर एक अनुरोध व्यक्त किया जाता है या उत्पादन स्थिति को हल करने के तरीके प्रस्तावित किए जाते हैं।

इस प्रकार, एक मेमो और एक मेमो के बीच अंतर उनके कामकाज के पहलुओं में निहित है: एक मेमो लंबवत रूप से (वरिष्ठ प्रबंधकों या संगठनों के लिए) आंदोलन के लिए तैयार किया जाता है, एक आधिकारिक मेमो - क्षैतिज रूप से (लाइन प्रबंधकों के लिए)

आइए देखें कि अपनी शिकायतें और सुझाव कैसे लिखें।

1) अनुरोध का उद्देश्य निर्धारित करें (आपको सहायता की आवश्यकता क्यों है?)

3) मुख्य विचारों की पहचान करें, महत्वपूर्ण विवरणों को भूले बिना, उन्हें यथासंभव विशिष्ट और स्पष्ट रूप से तैयार करें।

मेमो की प्रभावशीलता आपके विचारों की वैधता पर निर्भर करेगी।

आधिकारिक और मेमो की लंबाई भिन्न हो सकती है। कुछ कुछ वाक्य लंबे हो सकते हैं, कुछ कई पेज लंबे हो सकते हैं। दूसरे मामले में, दूसरे और प्रत्येक बाद के पृष्ठ में प्राप्तकर्ता का नाम, पृष्ठ संख्या और दिनांक के साथ एक शीर्षक होना चाहिए। कभी-कभी मेमो का विषय ऐसे शीर्षक में शामिल होता है।

दस्तावेज़ों के नमूने

एएचआर विभाग के सामान्य विभाग प्रमुख

ए.आई. पेत्रोव

सेवा नोट

घरेलू मरम्मत कार्य करने पर

इस तथ्य के कारण कि कार्यालय क्रमांक 367 में दरवाजे का ताला टूटा हुआ है, मैं आपसे इसकी मरम्मत कराने का अनुरोध करता हूँ।

है। इवानोवा इवानोवा

ट्रेड यूनियन समिति के अध्यक्ष परिवहन विभाग के प्रमुख को

सेवा नोट

मैं आपसे कन्फेक्शनरी कारखाने से उद्यम तक नए साल के उपहारों के परिवहन के लिए वाहन उपलब्ध कराने के लिए कहता हूं। कार्गो की कुल मात्रा 100 बक्से 50 x 20 x 40, कुल वजन 1 टन है। वाहन 5 दिसंबर 2012 को सुबह 9.00 बजे पते पर होने चाहिए: सेंट। कलगानोवा, 67. ड्राइवर के पास एक वेबिल अवश्य होना चाहिए।

ट्रेड यूनियन समिति के अध्यक्ष

आई.आर. सर्गेव

प्रतिवेदन

2012 के लिए फीनिक्स एलएलसी की कार्य योजना के अनुसार, उत्पादन कार्यशाला 6-8 पृष्ठों की मात्रा के साथ कई ब्रोशर प्रकाशित कर रही है। एल

इस आकार के ब्रोशर की सिलाई का कार्य करने के लिए, विभाग में उपलब्ध "ए" और "बी" प्रकार के स्टेपलर उपयुक्त नहीं हैं, क्योंकि प्रकाशनों की मोटाई उनके लिए अनुमेय मानदंड (5 प्रिंटिंग शीट तक) से अधिक है। . "सी" गोंद मशीन का उपयोग करना आर्थिक रूप से संभव नहीं है और इसमें समय भी लगता है।

6-8 प्रिंटों के ब्रोशर सिलाई। एल "डी" श्रेणी की तार सिलाई मशीन का उपयोग करके उत्पादन करना सबसे सुविधाजनक है। स्टैन कंपनी में इसकी लागत _______ मिलियन रूबल है। वर्तमान ऑपरेटिंग मोड के तहत, मशीन के संचालन की आर्थिक दक्षता 1 वर्ष और 7 महीने के भीतर इसकी खरीद की लागत को कवर करेगी (आर्थिक दक्षता गणना संलग्न है)।

उपरोक्त के संबंध में, मैं आपसे "डी" श्रेणी की तार सिलाई मशीन की खरीद के लिए धन आवंटित करने के लिए कहता हूं।

आवेदन: 3 एल के लिए. 1 प्रति में.

उत्पादन के मुखिया

कार्यशाला एल.पी.स्वियत स्वियत

जनसंख्या का एक बड़ा प्रतिशत विभिन्न आकार और प्रकार की गतिविधियों वाले संगठनों में काम से जुड़ा है। कर्मचारी नियमित रूप से अपने कर्तव्यों का पालन करें प्रबंधन के साथ संचार आवश्यककुछ मुद्दों को सुलझाने के लिए.

चूँकि हर कोई इस प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार का सामना कर सकता है, आइए मुख्य प्रश्नों पर करीब से नज़र डालें: मेमो कब और कैसे तैयार किया जाता है, प्रबंधन के लिए आधिकारिक पेपर तैयार करने में क्या अंतर हैं?

प्रिय पाठकों!हमारे लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करते हैं, लेकिन प्रत्येक मामला अद्वितीय है।

अगर तुम जानना चाहते हो अपनी समस्या का सटीक समाधान कैसे करें - दाईं ओर ऑनलाइन सलाहकार से संपर्क करें या कॉल करें मुफ्त परामर्श:

मेमो किन मामलों में लिखा जाता है?

एक आधिकारिक ज्ञापन आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह के तत्वों में से एक है। इसकी मदद से कंपनी के कर्मचारी उत्पादन संबंधी समस्याओं और स्थितियों को यथासंभव शीघ्र और कुशलता से हल कर सकते हैं।

सेवा ज्ञापन व्यावसायिक समस्याओं और मुद्दों को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गयाकिसी विशिष्ट कर्मचारी या संपूर्ण विभाग के कार्य से संबंधित। इस मामले में, समस्या का समाधान कंपनी के किसी अन्य कर्मचारी और पूरी तरह से अलग संरचनात्मक इकाई दोनों पर निर्भर हो सकता है।

रिपोर्ट से मुख्य अंतर यह है कि इसका उपयोग कर्मचारियों या संरचनात्मक प्रभागों के बीच व्यावसायिक संचार में किया जाता है जिनकी संगठन में समान स्थिति होती है। दूसरे शब्दों में, कोई प्रत्यक्ष अधीनता नहीं.

मेमो तैयार करने के अतिरिक्त लाभ हैं। यह दस्तावेज़ साबित करता है कि इसे संकलित करने वाले कर्मचारी ने अपनी ज़िम्मेदारी के क्षेत्र में स्थित एक समस्या का संकेत दिया है।

यदि कोई विशेषज्ञ मैं स्वयं इसका पता लगाने में असमर्थ हूँयदि कोई समस्या उत्पन्न हो गई है, तो वह एक ज्ञापन तैयार कर सकता है और इस मुद्दे को अन्य विशेषज्ञों के समक्ष विचार के लिए ला सकता है। इस मामले में, वह कार्य की खराब गुणवत्ता या असामयिक विचार के लिए जिम्मेदारी से खुद को मुक्त करने में सक्षम होगा।

कुछ मामलों में, एक ज्ञापन के आधार पर, एक विशेष कार्रवाई करने की आवश्यकता पर एक आदेश तैयार किया जाता है।

दस्तावेज़ के पाठ में क्या होना चाहिए?

यद्यपि उल्लिखित व्यावसायिक पत्र को भरने का सटीक रूप परिभाषित नहीं किया गया है, कई बुनियादी बिंदु निर्धारित किए जा सकते हैं, दस्तावेज़ में पदनाम के लिए अनिवार्य. विवरण की सूची में शामिल हैं:

1. एक हेडर जहां प्राप्तकर्ता का विवरण लिखा होता है, जैसे पूरा नाम और स्थिति।
2. आधिकारिक पेपर का नाम.
3. लिखने की तिथि एवं क्रमांक.
4. एक शीर्षक जिससे पत्राचार का विषय तुरंत स्पष्ट हो जाता है।
5. दस्तावेज़ का "मुख्य भाग", जहां प्रारंभ में वर्तमान स्थिति का वर्णन किया गया है, जिसके बाद लेखक अपने अनुरोध को इंगित करता है।
6. आधिकारिक संदेश संकलित करने वाले कर्मचारी की स्थिति, उसके हस्ताक्षर और लेखक का पूरा नाम।

अक्सर नोट का पाठ "मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहता हूं..." शब्दों से शुरू होता है, जिसके बाद बुनियादी जानकारी आती है। लेकिन यह कोई अनिवार्य नियम नहीं है.

सही ढंग से कैसे लिखें और लिखें?

दस्तावेज़ की शुरुआत होनी चाहिए संगठन और आधिकारिक पत्र के प्रवर्तक का विवरण. दस्तावेज़ का शीर्षक स्वयं बीच में लिखा हुआ है। मुख्य पाठ नीचे और लाल रेखा पर शुरू होना चाहिए। जैसा कि हमने पहले बताया, समस्या का सार मुक्त रूप में बताया गया है। दस्तावेज़ तैयारी और हस्ताक्षर की तिथि तक पूरा हो जाता है।

यदि मेमो का मुख्य पाठ बड़ा होना चाहिए, तो यह कई अनुच्छेदों में विभाजित करने की आवश्यकता है:

• मुख्य समस्या का विवरण;
• अनुरोध;
• यदि सामूहिक अपील हो तो विभाग और नोट लिखने वाले कर्मचारियों के नाम।

बाद वाले मामले में दस्तावेज़ पर मुख्य हस्ताक्षर विभाग के प्रमुख द्वारा दिए जाते हैं, एक सेवा दस्तावेज़ दाखिल करना। सभी कर्मचारियों के हस्ताक्षर वाला एक आवेदन अतिरिक्त रूप से मुख्य दस्तावेज़ में जोड़ा जाता है।

मेमो को किसी अन्य दस्तावेज़ की तरह ही A4 शीट पर लिखा जाना चाहिए। भी एक "लाइव" हस्ताक्षर आवश्यक हैहाथ से निर्मित।

मेमो को क्रम संख्या और लिखने की तारीख के साथ लिखा जाता है।

यदि वांछित है, तो दस्तावेज़ को कंप्यूटर पर एक संपादक में संकलित किया जा सकता है और बाद में मुद्रित किया जा सकता है, लेकिन हस्ताक्षर भी संकलक द्वारा स्वयं किया जाना चाहिए।

नोट डिज़ाइन की विशेषताएं (नमूनों के साथ)

किस प्रकार का मेमो तैयार किया गया है, इसके आधार पर, दस्तावेज़ निष्पादन की बारीकियाँ और इसे तैयार करने की स्थितियाँ बदल जाती हैं।

उद्यम के निदेशक या प्रबंधन को

इस प्रबंधक को विभिन्न ज्ञापन लिखे जाते हैं, तो आइए बात करें कि उन्हें सर्वोत्तम तरीके से कैसे संप्रेषित किया जाए। दस्तावेज़ को दो मूल संस्करणों में लिखने की सलाह दी जाती है।

नियमानुसार दस्तावेज़ सचिव को हस्तांतरित किया जाता है, जिनसे विचारार्थ दस्तावेज़ की स्वीकृति पर एक चिह्न प्राप्त करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। उसके बाद अधिकारियों के समाधान का इंतजार करें.

व्यावसायिक यात्रा के लिए: विस्तार और रद्दीकरण

मेमो इस बात की पुष्टि के रूप में कार्य करता है कि पोस्ट किया गया कर्मचारी अपनी जगह पर है, साथ ही व्यावसायिक यात्रा से आगमन और वापसी की तारीखें रिकॉर्ड करता है. यह दस्तावेज़ जारी किया जा सकता है यदि:

• कर्मचारी किराए के, निजी या आधिकारिक वाहन पर यात्रा करता है;
• कर्मचारी के पास उसकी यात्रा और निवास की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ नहीं हैं।

अवकाश से समीक्षा

अक्सर ऐसे मामले होते हैं, जब उत्पादन कारणों से, प्रबंधक कर्मचारियों में से एक को वापस बुलाना होगा.

इस स्थिति में, मेमो का निदेशक उस विभाग का प्रमुख बन जाता है जिसमें वार्षिक भुगतान अवकाश पर रहने वाला कर्मचारी पंजीकृत होता है।

संगठन के प्रमुख को प्रस्तुत दस्तावेज़ से परिचित होना चाहिए और अनुरोध पर अपनी सहमति या अस्वीकृति का संकेत देंदस्तावेज़ में दर्ज है.

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 99 के अनुसार, किसी कर्मचारी को छुट्टी से वापस बुलाना उसकी व्यक्तिगत सहमति से ही संभव है।

इसके अलावा, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 125 के अनुसार, छुट्टी से वापस बुलाना निषिद्ध है:

• प्रेग्नेंट औरत;
• छोटे कर्मचारी;
• खतरनाक या हानिकारक कामकाजी परिस्थितियों से जुड़े श्रमिक।

छुट्टी पर

छुट्टियों के अलावा, संगठनों के कर्मचारी, कुछ शर्तों के तहत, तथाकथित "समय की छुट्टी" प्राप्त कर सकते हैं, अर्थात। काम से समय निकालो. क्योंकि श्रम संहिता में इस अवधारणा को हटा दिया गया है, परिभाषाओं "अतिरिक्त आराम समय" या "अन्य आराम समय" का उपयोग किया जाता है।

वह दस्तावेज़ जिसके साथ कोई कर्मचारी अपने वरिष्ठों को अपनी इच्छाएँ व्यक्त करता है, वह एक बयान या एक ज्ञापन हो सकता है।

एक कर्मचारी को छुट्टी का अधिकार है जब:

• ओवरटाइम काम किया;
• सप्ताहांत या छुट्टियों पर काम किया;
• शिफ्ट के काम के दौरान कुल ओवरटाइम था;
• दाता आंदोलन और रक्तदान में सक्रिय भाग लिया;
• कर्मचारी;
• छुट्टी की ओर.

कार्य शेड्यूल बदलने या कार्य समय स्थगित करने के बारे में

प्रत्येक कर्मचारी के पास हो सकता है अच्छे कारण, जिसके अनुसार वह कार्यसूची में बदलाव के अनुरोध के साथ प्रबंधन से संपर्क कर सकता है।

यदि पहल कर्मचारी की ओर से ही प्रकट होती है, तो कौन कर सकता है समायोजन की आवश्यकता का दस्तावेजीकरण करें, वह उद्यम के प्रमुख को संबोधित एक ज्ञापन तैयार करता है।

ऐसे मामलों में जहां कारण वास्तव में वैध है, नियोक्ता को रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 93 के अनुसार किसी कर्मचारी को मना करने का अधिकार नहीं है।

दस्तावेज़ में वर्तमान शेड्यूल और वांछित का संकेत होना चाहिए।

उपकरणों की खरीद के लिए

यह ज्ञापन उस विभाग द्वारा लिखा गया है जिसे नए उपकरण खरीदने या पुराने उपकरण बदलने की आवश्यकता है।

इसका एक उदाहरण आर्थिक या मानव संसाधन विभाग की ओर से सूचना प्रौद्योगिकी विभाग के प्रमुख से की गई एक अपील हो सकती है जिसमें ख़राब कंप्यूटर को शीघ्रता से बदलने का अनुरोध किया गया हो।

कंप्यूटर की खरीद के लिए मेमो का फॉर्म: .

कार्यक्रम आयोजित करने के संबंध में

आयोजनों के आयोजन के लिए संगठनात्मक मुद्दों के समाधान के संबंध में आंतरिक ज्ञापन, उनकी अपनी विशिष्टताएँ हैं. इन्हें शैक्षणिक संस्थानों में भी अक्सर उपयोग पाया गया है।

नोट में आगामी कार्यक्रम के बारे में बुनियादी जानकारी और, यदि आवश्यक हो, इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के संपर्क विवरण को इंगित करने की आवश्यकता होगी।

जानकारी उपलब्ध कराने के संबंध में

सबसे अधिक इस्तेमाल किये जाने वाले प्रकारों में से एकमेमो. इसका उपयोग कुछ जानकारी प्राप्त करने के लिए अनुरोध करने के लिए किया जाता है और यह निम्नलिखित सिद्धांत पर आधारित है:

1. मुख्य विचार की पहचान की जानी चाहिए और एक प्रश्नावली बनाई जानी चाहिए;
2. वह विवरण प्रदान करें जिसकी प्राप्तकर्ता को आवश्यकता हो सकती है;
3. अनुरोध का मुख्य विचार याद रखें और अतिरिक्त जानकारी प्रदान करें।

एक कर्मचारी को सजा देने के बारे में

इस प्रकार के दस्तावेज़ का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी का व्यवहार या कार्य कर्तव्यों के प्रति उसका अनुचित रवैया होता है उचित दंड की आवश्यकता है.

ज्ञापन के लेखक को तथ्यों को यथासंभव सर्वोत्तम ढंग से प्रस्तुत करना चाहिए। वस्तुनिष्ठ और भावहीन रूप से, प्रबंधन को घटना से निपटने का अवसर दें।

नये कर्मचारी की आवश्यकता के बारे में

दस्तावेज़ तब तैयार किया जाता है जब कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों में से किसी एक में नए कर्मचारी की आवश्यकता होती है। तब विभाग के प्रमुख को आंतरिक व्यापार पत्राचार के इस तत्व को प्रबंधन को प्रस्तुत करने का अधिकार है।

इसमें उसे संकेत देना होगा वस्तुनिष्ठ कारणजिसके अनुसार यह निर्णय वस्तुनिष्ठ एवं स्वीकार्य होगा।

नये कर्मचारी को काम पर रखने के बारे में मेमो: .

ओवरटाइम काम के लिए

ऐसे दस्तावेज़ तैयार करने का एक सामान्य कारण है आपातकालीन स्थितियों की उपस्थिति, ऐसी स्थितियों में जिनमें कामकाजी घंटों की समाप्ति के बाद समस्या को हल करने में कर्मचारियों को शामिल करना आवश्यक होगा।

मेमो सीधे प्रबंधक को संबोधित शिफ्ट या विभाग प्रमुख द्वारा तैयार किया जाता है। दस्तावेज़ के पाठ में अनुरोध के कारण बताए गए हैंऔर उन लोगों की सूची जिन्हें ओवरटाइम काम में शामिल करने की योजना है।

किसी कर्मचारी को ओवरटाइम काम पर लगाना: .

एक नई संरचनात्मक इकाई के निर्माण पर

नई संरचनात्मक इकाइयाँ बनाने के मुद्दे को एक ज्ञापन का उपयोग करके व्यक्त अनुरोध की सहायता से भी हल किया जा सकता है। इस कार्रवाई के लक्ष्यों को दस्तावेज़ के मुख्य भाग में हाइलाइट किया गया है। उनमें से:

• श्रम मानकीकरण का स्तर बढ़ाना;
• कुछ समस्याओं का अधिक कुशल समाधान;
• कर्मचारियों और अन्य कारणों से सुधार।

कुछ स्थितियों में, मेमो अधिक "नरम" तरीके से कार्य करते हुए, बयानों की जगह ले सकता है। अधिकतर इनका उपयोग उत्पादन के संगठन से संबंधित आंतरिक प्रक्रियाओं के लिए किया जाता है।

यदि कंपनी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का समर्थन करती है, तो आंतरिक मेमो का डिज़ाइन व्यावहारिक रूप से पेपर संस्करण से अलग नहीं है। मुख्य अंतर भंडारण माध्यम का हैकंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के बीच स्थानांतरित किया गया।

नीचे दिया गया वीडियो इलेक्ट्रॉनिक रूप में आंतरिक मेमो के साथ काम करने के कुछ पहलुओं को दिखाता है:

सेवा ज्ञापनएक सूचना और संदर्भ दस्तावेज़ है, जो किसी संगठन के भीतर व्यावसायिक पत्राचार के लिए एक उपकरण है।

किसी विभाग या किसी विशिष्ट कर्मचारी के काम से संबंधित किसी भी व्यावसायिक मुद्दे को उजागर करने के लिए एक ज्ञापन तैयार किया जाता है, जिसका समाधान संगठन या कर्मचारी की किसी अन्य संरचनात्मक इकाई पर निर्भर करता है।

इसके विपरीत, मेमो लिखना संरचनात्मक प्रभागों या समकक्ष आधिकारिक स्थिति वाले कर्मचारियों के बीच किया जाता है जो सीधे अधीनस्थ नहीं होते हैं।

मेमो कैसे लिखें

हालाँकि मेमो लिखने का रूप मनमाना है, इसे प्रारूपित करते समय निम्नलिखित विवरणों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

• "टोपी", जहां यह इंगित किया जाता है कि यह किसे संबोधित किया गया है (स्थिति, उपनाम, पहला नाम, मूल मामले में संरक्षक);
• दस्तावेज़ का नाम - सेवा ज्ञापन;
• संकलन की तिथि और संख्या;
• दस्तावेज़ के पाठ का शीर्षक - ज्ञापन के विषय के बारे में बताता है;
• दस्तावेज़ का पाठ - पहले वर्तमान स्थिति का विवरण है, फिर कुछ विशिष्ट अनुरोध;
• संकलक की स्थिति, हस्ताक्षर और हस्ताक्षर की प्रतिलिपि - अंतिम नाम, पहला नाम, लेखक का संरक्षक।

कंप्यूटर खरीदने के लिए नमूना ज्ञापन

सेवा ज्ञापन
05.10.2013 № 2
मास्को

कंप्यूटर मरम्मत (प्रतिस्थापन) के बारे में

मैं आपका ध्यान इस ओर दिलाना चाहूंगा कि 20 सितंबर 2013 के बाद से एचआर मैनेजर तात्याना इवानोव्ना मोरोज़ को सौंपे गए पर्सनल कंप्यूटर पर सॉफ़्टवेयर विफलताएं अक्सर होती रहती हैं।

इस संबंध में, मेरा अनुरोध है कि इस कंप्यूटर की मरम्मत की जाए या उसे बदला जाए।

उत्पादों को जारी करने पर नमूना ज्ञापन

सेवा नोट
2013-09-20-CN दिनांक 09/20/2013

उत्पादों को जारी करने के बारे में

मैं आपसे टीएम "जे" के लिए पदोन्नति आयोजित करने पर सहमत होने के लिए कहता हूं।

कार्रवाई का उद्देश्य:
- टीएम "जे" जूस की खुदरा बिक्री में वृद्धि;
- संख्यात्मक और गुणवत्ता वितरण में वृद्धि.

प्रमोशन अवधि: अक्टूबर-नवंबर 2013

क्षेत्र: सेंट पीटर्सबर्ग, वोरोनिश

कार्रवाई में भाग लेने वाले: खुदरा दुकानों के विक्रेता

प्रचार तंत्र: जब कोई आउटलेट 5 लीटर टीएम "जे" जूस का ऑर्डर देता है, तो 1 लीटर टीएम "जे" जूस उपहार के रूप में प्रदान किया जाता है।

पुरस्कार राशि वितरण:
सेंट पीटर्सबर्ग - 400 पैकेज (प्रत्येक 1 लीटर)
वोरोनिश - 60 पैक (प्रत्येक 1 लीटर)
दक्षता: नियोजित बिक्री में 30-40% की वृद्धि।
शेष अप्रयुक्त उत्पादों को गोदाम में वापस कर दिया जाएगा।

यदि संगठन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन नहीं रखता है तो मेमो A4 शीट पर तैयार किया जाता है।

स्टासोव मानव संसाधन विभाग के प्रमुख एस.वी. क्लिमोवा व्याख्यात्मक नोट में निर्दिष्ट कारणों को अपमानजनक माना जाता है। टी.आई. को फटकार के रूप में अनुशासनात्मक प्रतिबंध लागू करें।

बोगदानोवा से मुख्य लेखाकार ए.डी.

रिपोर्ट, मेमो और प्रमाणपत्र: क्या अंतर है?

लेख से आप सीखेंगे:

• मेमो क्या है;
• मेमो कैसे लिखें;
• मेमो तैयार करने के नियम क्या हैं?
• आपको मेमो लिखने के लिए टेम्पलेट की आवश्यकता क्यों है?

मेमो क्या है? किसी भी उद्यम की प्रभावी उत्पादन गतिविधियाँ, स्वामित्व के रूप और गतिविधि के दायरे की परवाह किए बिना, सबसे पहले, प्रबंधन निर्णयों की समयबद्धता और क्षमता के कारण सुनिश्चित की जाती हैं। अर्थात्, यह इस पर निर्भर करता है कि उद्यम में सूचना संपर्क कितनी प्रभावी ढंग से स्थापित होता है। इसके अलावा, इस सूचना इंटरैक्शन में भाग लेने वाले कंपनी के सभी कर्मचारी हैं - लाइन कर्मियों से लेकर शीर्ष प्रबंधन तक।

विषय पर दस्तावेज़ डाउनलोड करें: उद्यम में काम करने वाला प्रत्येक कर्मचारी इस पद के लिए परिभाषित एक विशिष्ट कार्य कार्य और जिम्मेदारियाँ करता है।

मेमो टेम्प्लेट

यूएसएसआर के केंद्रीय सांख्यिकी कार्यालय का निर्देश दिनांक 24 नवंबर 1982 संख्या 613 ​​कर उद्देश्यों के लिए, सभी प्रकार के नोट महत्वपूर्ण हैं। कुछ मामलों में, कोई भी नोट, अन्य दस्तावेजों के साथ, पुष्टि और दस्तावेजी के लिए प्राथमिक दस्तावेज के रूप में कार्य कर सकता है खर्चों के कर लेखांकन में साक्ष्य। 1 छोटा चम्मच। उदाहरण के लिए, रूसी संघ के टैक्स कोड के 252:

• अपनी स्वयं की विज्ञापन सेवा से एक आंतरिक ज्ञापन, जिसके अनुसार विज्ञापन वीडियो के वास्तविक उपयोग की अवधि 12 महीने से अधिक नहीं थी, ने कंपनी को यह साबित करने में मदद की कि वीडियो अमूर्त संपत्ति नहीं हैं और एक समय में खर्चों को बट्टे खाते में डाल देते हैं; संघीय एंटीमोनोपॉली का संकल्प मॉस्को क्षेत्र की सेवा दिनांक 16 मार्च 2012 संख्या ए40-100845/10-4-498;
• जीपीएस नेविगेटर रीडिंग (ओडोमीटर के बजाय) का उपयोग करके कार के माइलेज की पुष्टि करने और ईंधन लागत को पहचानने के लिए, आपको फोरमैन से परिवहन विभाग के प्रमुख को एक ज्ञापन की आवश्यकता होगी जिसमें कहा गया हो कि प्री-ट्रिप निरीक्षण में ओडोमीटर में खराबी दिखाई गई है। 1 छोटा चम्मच। 252, उप. 5 पी. 1 कला. 254 रूसी संघ का टैक्स कोड।

नोट्स लिखना सीखना: रिपोर्ट, आधिकारिक, व्याख्यात्मक नोट्स

पहल। इसमें पहल, प्रस्ताव, सिफारिशें आदि शामिल हैं। नमूना ज्ञापन मेमो बाहरी या आंतरिक हो सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि दस्तावेज़ का प्राप्तकर्ता कौन है।

बाहरी लोगों को उच्च-स्तरीय उद्यम या संगठन के प्रमुख को संबोधित किया जाता है। इस दस्तावेज़ को तैयार करने के लिए, सामान्य उद्यम प्रपत्रों का उपयोग करें।

उदाहरण के अनुसार, ज्ञापन में निम्नलिखित तत्व शामिल होने चाहिए:

• संस्था, उद्यम के नाम;
• खजूर;
• अनुक्रमणिका;
• पंजीकरण पते;
• प्राप्तकर्ता डेटा;
• रिपोर्ट के विषय का शीर्षक;
• कहा गया पाठ;
• प्रबंधक के हस्ताक्षर;
• कलाकार का पूरा नाम, संपर्क फ़ोन नंबर दर्शाते हुए।

आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता पर ज्ञापन आंतरिक ज्ञापन संगठन के प्रमुख को संबोधित करते हुए तैयार किए जाते हैं; उनके निष्पादन के लिए साधारण शीट का उपयोग किया जाता है।

व्याख्यात्मक नोट - भरने का नमूना और नियम

इस विषय पर अन्य लेख:

• वापस: संदर्भ और सूचना दस्तावेज़ (प्रोटोकॉल, प्रस्ताव, आदि) - प्रकार, तैयारी और निष्पादन की प्रक्रिया
• आगे: व्यावसायिक (आधिकारिक) पत्र - अवधारणा, प्रकार, प्रारूपण और डिज़ाइन
• व्यावसायिक मेमो के नमूने (रिपोर्ट, आधिकारिक, व्याख्यात्मक)

प्रयुक्त स्रोतों की सूची

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. प्रलेखन की आवश्यकता। GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए दिशानिर्देश। (रोसारखिव द्वारा अनुमोदित);
2. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें।
   23 दिसंबर 2009 संख्या 76 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित। - परिशिष्ट संख्या 16;
3. लॉगिनोवा एन.के. कार्यालय का कार्य एवं पत्र-व्यवहार। शैक्षिक और कार्यप्रणाली मैनुअल। यूएसयूई, 2007;
4. कार्यालय कार्य का विश्वकोश।

पहला भाग, कथन, उन कारणों, तथ्यों और घटनाओं को निर्धारित करता है जो घटित हुए और इसके लेखन का कारण बने।

विश्लेषण करने वाले दूसरे भाग में वर्तमान स्थिति का विश्लेषण और इसे हल करने के संभावित विकल्प शामिल हैं।

तीसरे भाग, सारांश में विशिष्ट कार्यों के लिए निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं, जिन्हें संकलक की राय में लेने की आवश्यकता है।

इस मामले में, ज्ञापन में दूसरा भाग नहीं हो सकता है, फिर, मुद्दे का सार बताते हुए, इसके समाधान के प्रस्तावों का तुरंत वर्णन किया जाएगा।

यदि मेमो प्राप्तकर्ता को कार्य की प्रगति के बारे में सूचित करते हैं, तो उन्हें नियमित रूप से तैयार किया जा सकता है। ये तथाकथित सूचनात्मक मेमो हैं।

एक आधिकारिक ज्ञापन अपने उद्देश्य में एक ज्ञापन के करीब होता है, लेकिन इसके विपरीत, इसका एक आंतरिक, आधिकारिक चरित्र होता है।

सेवा मेमो, सेवा मेमो के प्रकार और उनकी तैयारी के नियम

ध्यान

आधिकारिक नोट्स को पंजीकृत करने के लिए नमूना जर्नल जर्नल पंजीकरण के अलावा, कार्ड या दस्तावेज़ीकरण की स्वचालित रिकॉर्डिंग भी प्रदान की जाती है।

व्याख्यात्मक नोट का रूप किसी भी घटना और तथ्य की परिस्थितियों को समझाने के लिए, उद्यम के एक कर्मचारी द्वारा एक वरिष्ठ अधिकारी को संबोधित एक व्याख्यात्मक नोट के रूप में इस प्रकार का दस्तावेज़ प्रदान किया जाता है।

इसका तात्पर्य उस व्यक्ति को संबोधित कागज के एक नियमित टुकड़े पर एक प्रति में हाथ से लिखना है जिसने इसका अनुरोध किया था।

कुछ संगठन कंप्यूटर पर व्याख्यात्मक नोट तैयार करने की सुविधा प्रदान करते हैं।

व्याख्यात्मक नोट का रूप विधायी स्तर पर तय नहीं है, हालाँकि, कुछ संस्थानों में इसके निष्पादन के लिए मानक रूप हैं।

उसी समय, एक व्याख्यात्मक नोट जो फॉर्म के अनुसार तैयार नहीं किया गया है वह मान्य है।

रूसी संघ के श्रम संहिता (कला) के अनुसार।
लेखांकन में एक व्याख्यात्मक नोट एक लेखांकन दस्तावेज़ है जिसमें शामिल हैं:

• उद्यम की वर्तमान, निवेश और वित्तीय गतिविधियों के मुख्य तकनीकी और आर्थिक संकेतक;
• इन्वेंट्री के मूल्यांकन, मूल्यह्रास की गणना आदि के तरीकों के अनुप्रयोग के संबंध में लेखांकन नीति का विस्तृत विवरण।

अक्सर, एक व्याख्यात्मक नोट तैयार करने की प्रक्रिया उस उद्यम (संस्था) द्वारा विनियमित होती है जिसने सूचना और संदर्भ दस्तावेज़ के इस रूप को अपनाया है।

तो, व्यावसायिक नोट्स सूचना और संदर्भ दस्तावेज़ हैं जो प्रबंधन निर्णय शुरू करते हैं और आपको प्रबंधन प्रभाव का एक या दूसरा तरीका चुनने की अनुमति देते हैं।

कार्यालय ज्ञापन, कार्यालय ज्ञापन अनुरोध के प्रकार और उनके निष्पादन के नियम

इसके कारण वह बढ़े हुए भार को सहन नहीं कर पाती। मैं आपसे लेखा विभाग में काम के मुख्य स्थान पर एक नए विशेषज्ञ को नियुक्त करने और रूस के श्रम संहिता के अनुच्छेद 288 के अनुसार अंशकालिक कार्यकर्ता के साथ श्रम संबंध तोड़ने के लिए कहता हूं।

ज्ञापन किसी विभाग के कर्मचारी या प्रमुख द्वारा किसी अन्य विभाग के प्रमुख या विशेषज्ञ को संबोधित करके तैयार किया जाता है। इस प्रकार, नाम के आधार पर, यह विशुद्ध रूप से सेवा संबंधी मुद्दों को हल करता है और नियंत्रण वस्तुओं के बीच क्षैतिज संचार सुनिश्चित करता है।

आंतरिक मेमो अक्सर लॉजिस्टिक्स, आर्थिक सहायता, सूचना समर्थन और इसी तरह के मुद्दों को प्रतिबिंबित करते हैं।
ज्ञापन के पाठ में, एक नियम के रूप में, एक औचित्य (तैयार करने के कारणों का विवरण) और एक प्रस्ताव, अनुरोध, आवेदन आदि शामिल होते हैं।

उदाहरण के लिए, एक लेखाकार एक ज्ञापन में लेखा विभाग में कंप्यूटर या प्रिंटर की मरम्मत की आवश्यकता के बारे में सूचित कर सकता है। ऐसा ज्ञापन सिस्टम सहायता विभाग के प्रमुख को भेजा जाना चाहिए, जिसमें उनसे डिवाइस की मरम्मत करने के लिए कहा जाए।

एक मेमो को रिपोर्ट की तरह ही A4 शीट पर तैयार किया जाता है।

"बजटीय संस्थान का मानव संसाधन विभाग", 2010, एन 6

रिपोर्ट और मेमो तैयार करना और उनका निष्पादन करना

कार्यालय ज्ञापन और ज्ञापन संगठन के आंतरिक दस्तावेजों से संबंधित हैं और किसी भी तरह से असामान्य नहीं हैं, और निरीक्षण की स्थिति में नियामक अधिकारियों द्वारा अक्सर अनुरोध किया जाता है। साथ ही, कार्मिक सेवाओं के कर्मचारियों, साथ ही विभागों के प्रमुखों के पास, एक नियम के रूप में, इन दस्तावेजों को तैयार करने और संसाधित करने की प्रक्रिया के बारे में प्रश्न हैं। इस लेख में, हम इस मुद्दे पर मौजूदा मानदंडों पर विचार करेंगे, और मध्यस्थता अभ्यास का सारांश भी देंगे।

आधिकारिक पंजीकरण का कानूनी विनियमन

और मेमो

वर्तमान में इस शब्द को परिभाषित करने के साथ-साथ आधिकारिक और मेमो को तैयार करने और संसाधित करने की प्रक्रिया को विनियमित करने वाला कोई एकल मानक कानूनी अधिनियम नहीं है। 1974 में मुख्य पुरालेख, वीएनआईआईडीएडी द्वारा विकसित दस्तावेज़ों के प्रकार और किस्मों का संक्षिप्त शब्दकोश, इन शब्दों की निम्नलिखित परिभाषाएँ प्रस्तुत करता है:

मेमो प्रबंधन को संबोधित एक दस्तावेज़ है, जो प्रवर्तक के निष्कर्षों और प्रस्तावों के साथ किसी भी मुद्दे को निर्धारित करता है;

आधिकारिक नोट किसी कार्य के निष्पादन के बारे में एक नोट है, जो एक अधिकारी द्वारा दूसरे को भेजा जाता है।

30 दिसंबर, 1993 एन 299 (8 जून, 2009 को संशोधित, इसके बाद ओकेयूडी के रूप में संदर्भित) के रूस के राज्य मानक के डिक्री द्वारा अनुमोदित प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण ओके 011-93 के अखिल रूसी वर्गीकरण में एक ज्ञापन का उल्लेख शामिल है केवल श्रम अनुशासन के उल्लंघन के संबंध में (एकीकृत प्रपत्र कोड एन 0286041)। यह आमतौर पर किसी विभाग के प्रमुख द्वारा संगठन के प्रमुख को किसी भी स्थिति के बारे में सूचित करने और उसे निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए तैयार किया जाता है।

लेकिन मेमो न केवल श्रम अनुशासन के उल्लंघन के मामलों में तैयार किए जाते हैं। उनका उपयोग नियोक्ता को कार्य की प्रगति या परिणाम, अतिरिक्त धन, श्रम या सामग्री आदि प्रदान करने की आवश्यकता के बारे में सूचित करने के लिए किया जा सकता है। यानी, मेमो आधिकारिक पदानुक्रम के स्तरों के बीच एक ऊर्ध्वाधर संबंध प्रदान करते हैं और निचले स्तर द्वारा प्रस्तुत किए जाते हैं। स्तर के अधिकारी से लेकर उच्च स्तर के अधिकारी तक। ऐसे नोट संगठन के भीतर मान्य हो सकते हैं या उच्च अधिकारियों को भेजे जा सकते हैं।

मेमो के संबंध में, निम्नलिखित कहा जा सकता है: ओकेयूडी में ऐसे दस्तावेज़ का कोई उल्लेख नहीं है, हालांकि, सिविल सेवकों की गतिविधियों को विनियमित करने वाले कई नियामक कानूनी कृत्यों में, मेमो के साथ इसका उल्लेख किया गया है। चूंकि इसके प्रारूपण के लिए कोई विशेष आवश्यकताएं नहीं हैं, इसलिए हम इसे एक रिपोर्ट के समान प्रारूपित करने की सलाह देते हैं, एकमात्र अंतर यह है कि समान प्रबंधन स्तर के एक अधिकारी को पतेदार के रूप में इंगित किया जाएगा (विभागों के बीच पत्राचार होता है)। अक्सर, आंतरिक मेमो में सामग्री और तकनीकी, सूचना, संगठनात्मक और आर्थिक सहायता के लिए प्रश्न, अनुरोध, प्रस्ताव होते हैं।

इस प्रकार के दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि के बारे में बात करना भी आवश्यक है। संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची के खंड 408 और 413 के अनुसार, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए, 10/06/2000 को रोसारखिव द्वारा अनुमोदित (10/27/2003 को संशोधित), आधिकारिक और मेमो संग्रहीत किए जाते हैं एक वर्ष। इसके बाद उन्हें कानून द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार नष्ट किया जा सकता है।

रिपोर्ट और मेमो तैयार करना

एक रिपोर्ट या आधिकारिक नोट की तैयारी के लिए, GOST 6.30-2003 में निर्धारित नियम हैं "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" (इसके बाद - GOST R 6.30-2003)। पहली बात जिस पर आपको ध्यान देना चाहिए वह यह है कि दस्तावेज़ प्रपत्रों पर तैयार किए जाते हैं। दस्तावेज़ प्रपत्रों के लिए आवश्यकताएँ अनुभाग में स्थापित की गई हैं। 4 गोस्ट आर 6.30-2003। विशेष रूप से, यह संकेत दिया गया है कि दस्तावेज़ प्रपत्रों के लिए मानक प्रारूप A4 (210 x 297 मिमी) और A5 (148 x 210 मिमी) हैं। प्रपत्रों के निर्माण के लिए सफेद कागज या हल्के रंग के कागज का उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट में कम से कम 10 मिमी - दाएं और कम से कम 20 मिमी - बाएं, ऊपर और नीचे का मार्जिन होना चाहिए।

इसके अलावा, आइए विवरणों की संरचना और उन्हें कागज़ की शीट पर रखने के नियमों पर ध्यान दें। दस्तावेज़ों की तैयारी और निष्पादन में उपयोग किए गए विवरणों की सूची अनुभाग में सूचीबद्ध है। 2 गोस्ट आर 6.30-2003। आधिकारिक और मेमो की तैयारी के संबंध में उनमें से सबसे महत्वपूर्ण और उपयोग किए जाने वाले हैं:

संरचनात्मक इकाई का नाम;

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;

कागजातों की तारीख;

पंजीकरण संख्या;

पाठ का शीर्षक;

गंतव्य;

संकलक के हस्ताक्षर (स्थिति का संकेत);

वीज़ा दस्तावेज़ अनुमोदन;

संकल्प।

यदि एक आंतरिक रिपोर्ट (आधिकारिक) नोट तैयार किया जाता है, तो संरचनात्मक इकाई का नाम - दस्तावेज़ के लेखक - ऊपरी बाएँ कोने में दर्शाया गया है। दस्तावेज़ के प्रकार का नाम बड़े अक्षरों (ज्ञापन) में लिखा जाना चाहिए और केंद्र में या बाएं हाशिये की सीमा से रखा जाना चाहिए (दस्तावेज़ के हेडर भाग की स्थिति के लिए चुनी गई विधि के आधार पर - कोणीय या अनुदैर्ध्य) दो के साथ पंक्ति रिक्ति।

नोट की तारीख और इंडेक्स एक लाइन पर लिखा होता है. तारीख अरबी अंकों में स्वरूपित है, उदाहरण के लिए: 02/02/2006, या अल्फ़ान्यूमेरिक रूप में, उदाहरण के लिए: 2 फरवरी, 2006।

आंतरिक रिपोर्ट (आधिकारिक) नोट पर पंजीकरण संख्या, संगठन में अपनाई गई प्रक्रिया के आधार पर, तैयारी के स्थान पर या प्राप्ति के स्थान पर चिपकाई जा सकती है।

एक नियम के रूप में, रिपोर्ट और मेमो में एक शीर्षक होता है जो दस्तावेज़ की सामग्री को संक्षेप में प्रकट करता है।

रिपोर्ट और मेमो का पाठ प्रथम पुरुष एकवचन ("मैं पेशकश करता हूं", "मैं पूछता हूं") में प्रस्तुत किया गया है। संकल्प में, जानकारी उसी क्रम में इंगित की जाती है (उदाहरण के लिए, "मैं ऑर्डर करता हूं")।

रिपोर्ट (आधिकारिक) नोट के पाठ में दो भाग हैं। पहला भाग उन तथ्यों की रिपोर्ट करता है जिन्होंने दस्तावेज़ को जन्म दिया, और दूसरा विशिष्ट निष्कर्ष, अनुरोध और प्रस्ताव निर्धारित करता है। यदि नोट के पाठ में वर्तमान स्थिति, संभावित समाधानों का विश्लेषण प्रस्तुत करने की आवश्यकता है, तो यह पहले पैराग्राफ के बाद इंगित किया गया है, और केवल तीसरे में निष्कर्ष निकाले गए हैं और विशिष्ट कार्यों के लिए प्रस्ताव दिए गए हैं। यदि पाठ में कई समाधान, निष्कर्ष आदि शामिल हैं, तो इसे अनुभागों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जा सकता है, जिन्हें अरबी अंकों से क्रमांकित किया गया है।

इसके अलावा, रिपोर्ट और मेमो में जानकारी सारणीबद्ध रूप में प्रस्तुत की जा सकती है। तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त शीर्षक होने चाहिए। स्तंभों और पंक्तियों के उपशीर्षक शीर्षकों के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और केवल इन स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जाती हैं। यह GOST R 6.30-2003 के खंड 3.20 में कहा गया है।

यदि कोई आवेदन है तो हस्ताक्षर करने से पहले उसके बारे में एक नोट बनाया जाता है।

"हस्ताक्षर" विवरण में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक (यदि दस्तावेज़ लेटरहेड दस्तावेज़ पर तैयार नहीं किया गया है, तो पूर्ण और लेटरहेड दस्तावेज़ पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के लिए संक्षिप्त); व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक, उपनाम)। "हस्ताक्षर" विशेषता में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के नौकरी शीर्षक को सबसे लंबी पंक्ति के सापेक्ष केंद्रित करने की अनुमति है। किसी अधिकारी के लेटरहेड पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, हस्ताक्षर में उस व्यक्ति की स्थिति का संकेत नहीं दिया जाता है।

एक बाहरी ज्ञापन एक सामान्य प्रपत्र पर तैयार किया जाता है और संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है। इस मामले में, मूल संगठन का पूरा या संक्षिप्त नाम संगठन के चार्टर के अनुसार उपयोग किया जाता है। लेखक संगठन का नाम नीचे स्थित है.

इच्छुक पार्टियों द्वारा नोट की समीक्षा करने के बाद, अनुमोदन वीजा उस पर चिपका दिया जाता है, जिसमें दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और स्थिति, हस्ताक्षर की एक प्रतिलिपि (प्रारंभिक, उपनाम) और हस्ताक्षर करने की तारीख शामिल होती है। किसी दस्तावेज़ के लिए, जिसका मूल संगठन के पास रहता है, वीज़ा मूल दस्तावेज़ की अंतिम शीट के पीछे की ओर नीचे चिपका दिया जाता है। किसी ऐसे दस्तावेज़ के लिए जिसकी मूल प्रति किसी संगठन से भेजी जाती है, वीज़ा प्रतिलिपि के सामने की ओर नीचे की ओर चिपका दिया जाता है। एक अलग अनुमोदन पत्रक पर वीज़ा दस्तावेज़ जारी करना संभव है। संगठन के विवेक पर, दस्तावेज़ और उसके अनुलग्नकों को पृष्ठ दर पृष्ठ पृष्ठांकित करने की अनुमति है।

यदि कोई टिप्पणियाँ हैं, तो उन्हें एक अलग शीट पर लिखा जाता है, जिस पर हस्ताक्षर किए जाते हैं और दस्तावेज़ के साथ संलग्न किया जाता है।

निर्णय लेने के बाद, प्रबंधक का संकल्प दस्तावेज़ पर डाल दिया जाता है। किसी संकल्प को अपनाना रिपोर्ट पर विचार का अंतिम चरण है। संबंधित अधिकारी द्वारा दस्तावेज़ पर लिखे गए संकल्प में निष्पादकों के नाम और आद्याक्षर, आदेश की सामग्री (यदि आवश्यक हो), निष्पादन की समय सीमा, हस्ताक्षर और तारीख शामिल है। इसे एक अलग शीट (GOST R 6.30-2003 के खंड 3.17) पर एक संकल्प तैयार करने की अनुमति है।

यहां रिपोर्ट और मेमो के उदाहरण दिए गए हैं।

मुख्य चिकित्सक को लेखा विभाग

एमएलपीयू एन 18 का मेमो

06/03/2010 एन 8 से ई. ओ. सिमोनोव तक

धन आवंटन के संबंध में

सेमिनार में भाग लेने के लिए

23 जून 2010 को, प्रशिक्षण केंद्र "व्यावसायिक विकास" एक सेमिनार आयोजित करेगा

विषय "लेखांकन और कराधान में नया", खुलासा

सक्षम के लिए आवश्यक कानून में हालिया बदलाव

लेखाकर्मचारियों द्वारा कार्य सम्पादित करना।

मैं आपसे 5680 रूबल की राशि आवंटित करने के लिए कहता हूं। दौरे के लिए

यह सेमिनार.

आवेदन पत्र:

1. सेमिनार का कार्यक्रम "लेखांकन और कराधान में नया"

2. भुगतान आदेश दिनांक 06/02/2010 एन 56।

मुख्य लेखाकार क्रोशेनिना /ए. वी. क्रोशेनिना/

प्रशासनिक एवं आर्थिक विभाग सेवा प्रमुख

सूचना समर्थन का सेवा ज्ञापन

05/27/2010 एन 24 से

बिजली कटौती के बारे में

शुक्रवार दिनांक 28.05.2010 को 11.00 से 13.00 बजे तक होगा

इसके संबंध में विद्युत अधिष्ठापन का कार्य किया जा रहा है।

बिजली चली गयी।

मैं आपसे जानकारी के नुकसान को रोकने के लिए आवश्यक उपाय करने के लिए कहता हूं

इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर.

एएचओ वेत्रोव के प्रमुख/पी. ए. वेत्रोव/

रिपोर्ट और मेमो के डिज़ाइन की विशेषताएं

सार्वजनिक सेवा संस्थानों में

सामान्य तौर पर, सार्वजनिक सेवा संस्थानों में कार्यालय कार्य और रिपोर्ट और आधिकारिक नोट्स की तैयारी GOST R 6.30-2003 में स्थापित नियमों का अनुपालन करती है। साथ ही, व्यक्तिगत विभागीय कानूनी कार्य उनकी तैयारी और डिज़ाइन सुविधाओं के मामले स्थापित कर सकते हैं। विशेष रूप से, रूस की संघीय सीमा शुल्क सेवा के आदेश दिनांक 18 अक्टूबर 2004 एन 160 ने सीमा शुल्क अधिकारियों में कार्यालय कार्य और संग्रह कार्य के लिए मानक निर्देशों को मंजूरी दी। कीड़ा। 3.8 तीन प्रकार के नोट्स को इंगित करता है - रिपोर्टिंग, आधिकारिक, व्याख्यात्मक।

एक ज्ञापन को एक सीमा शुल्क प्राधिकरण या संरचनात्मक इकाई के प्रबंधन को संबोधित एक दस्तावेज के रूप में समझा जाता है और वर्तमान स्थिति, एक घटना या तथ्य जो घटित हुआ है, किए गए कार्य के बारे में सूचित करता है, जिसमें संकलक के निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल होते हैं। इसे संकलक की पहल और प्रबंधन के निर्देश पर तैयार किया जाता है। ज्ञापन ए4 पेपर की एक मानक शीट पर तैयार किया गया है और इसमें निम्नलिखित बुनियादी विवरण हैं: संरचनात्मक इकाई का नाम, पताकर्ता, दस्तावेज़ का नाम प्रकार, तिथि, संख्या, पाठ का शीर्षक, पाठ, हस्ताक्षर। रिपोर्ट के विवरण की व्यवस्था का क्रम मानक निर्देशों के परिशिष्ट 8 में निर्दिष्ट है।

कार्यालय ज्ञापन का उपयोग सीमा शुल्क प्राधिकरण के संरचनात्मक प्रभागों की प्रबंधन गतिविधियों (अनुरोध, कार्यों का स्पष्टीकरण, अनुरोधों पर जानकारी, स्पष्टीकरण, आदि) में उत्पन्न होने वाले परिचालन संबंधी मुद्दों को हल करने के लिए किया जाता है। ये नोट केवल उन मुद्दों पर संकलित किए गए हैं जिनके लिए अनिवार्य दस्तावेजी साक्ष्य की आवश्यकता होती है। जिन मुद्दों को तुरंत हल किया जा सकता है और जिनके लिए दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता नहीं है, उन मुद्दों पर विभागों के बीच पत्राचार की अनुमति नहीं है।

आधिकारिक नोट्स की तैयारी मेमो की तरह ही की जाती है।

कुछ कानूनी कृत्यों में केवल आधिकारिक या आधिकारिक नोट के रूप में इस प्रकार के दस्तावेज़ का उल्लेख होता है, उदाहरण के लिए, रूसी संघ की मध्यस्थता अदालतों में कार्यालय के काम के निर्देशों में (प्रथम, अपीलीय और कैसेशन उदाहरण), आदेश द्वारा अनुमोदित 25 मार्च 2004 एन 27 के रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के। ऐसे मामलों में जहां इस मुद्दे पर कोई आंतरिक विभागीय निर्देश नहीं हैं, GOST R 6.30-2003 सहित आम तौर पर बाध्यकारी मानकों द्वारा निर्देशित होना आवश्यक है।

के. वी. शेस्ताकोवा

जर्नल विशेषज्ञ

"मानव संसाधन विभाग

बजटीय संस्था"

मुहर हेतु हस्ताक्षर किये गये